Cara Menulis Press Release – Rilis Pers, Siaran Pers

Cara menulis Press Release (Rilis Pers, Siaran Pers) sama dengan cara menulis berita. Press Release adalah berita yang dibuat humas instansi/lembaga, bukan berita yang dibuat wartawan. 

Pengertian Press Release

Press Release, siaran pers, atau rilis adalah informasi –biasanya berupa naskah berita– yang dibuat oleh Public Relations (PR) atau Hubungan Masyarakat (Humas) suatu organisasi, perusahaan, atau instansi yang disampaikan kepada media massa untuk dipublikasikan dalam media massa tersebut.

Secara praktis, Press Release artinya berita untuk suratkabar atau media massa.

Google mengartikan rilis sebagai “pernyataan resmi yang dikeluarkan untuk suratkabar berisi informasi tentang masalah tertentu” (an official statement issued to newspapers giving information on a particular matter).

Secara bahasa, rilis atau merilis menurut KBBI artinya:

1. menyampaikan secara resmi berita, pengumuman, informasi, dan sebagainya untuk disiarkan.
2. mengeluarkan (menerbitkan, mengadakan) buku, film, album lagu, dan sebagainya.

Siaran Pers diartikan sebagai bahan berita yang disiapkan oleh pihak luar untuk pers.

Menurut Soemirat dan Ardianto (2004), siaran pers adalah informasi dalam bentuk berita yang dibuat oleh Humas atau Public Relations (PR) organisasia / perusahaan yang disampaikan kepada pengelola pers/ redaksi media massa (tv, radio, media cetak, media online) untuk dipublikasikan.

Kesimpulannya, press release, rilis, atau siaran pers adalah naskah berita yang dibuat oleh kalangan non-wartawan –khususnya Hums instansi/lembaga– untuk dipublikasikan di media massa.

Cara Menulis Press Release

Cara membuat atau cara menulis press release sama dengan cara menulis naskah berita.

Dengan kata lain, naskah siaran pers sama dengan naskah berita berita –khususnya berita langsung (straight news).

Rilis –sebagaimana berita— berisi fakta atau rekonstruksi peristiwa dengan kandungan elemen berita 5W+1H:

1. What — Apa yang terjadi, peristiwa apa.
2. Who — Siapa pelaku atau orang yang terlibat dalam kejadian itu
3. Why — Kenapa hal itu terjadi, latar belakang, tujuan, atau penyebab kejadian.
4. When — Kapan kejadiannya, unsur waktu (hari, tanggal, bulan, tahun, jam).
5. Where — di mana terjadinya, tempat kejadian, lokasi acara.
6. How – Bagaimana proses kejadiannya, detail, rincian, kronologi, schedule, rundown, suasana, dll.

Rilis pun mesti mengandung nilai berita (News Values) sebagai berikut:

• Aktual — peristiwa baru, hal baru, akan dan baru saja terjadi, hangat.
• Faktual — benar-benar terjadi, ada fakta dan data.
• Penting — penting diketahui publik atau menyangkut kepentingan umum; menyangkut orang penting.
• Menarik — menarik perhatian, menimbulkan rasa ingin tahu atau penasaran.

Press release yang memenuhi nilai berita akan mudah dan cepat dipublikasikan karena layak muat (fit to print), layak siar (fit to broadcast), atau layak posting (fit to post).

Prinsip Penulisan: Pola Piramida Terbalik

Prinsip penulisan rilis juga sama dengan menulis berita, yakni menggunakan pola piramida terbalik (inverted pyramid).

Prinsip piramida terbalik maksudnya mengedepankan fakta terpenting sebagaimana gambar berikut ini.

Fakta terpenting yaitu unsur What, Who, When, Where –peristiwa apa, siapa yang terlibat, kapan, dan di mana.

Fakta penting yaitu unsur Why dan How –latar belakang dan rincian kejadian atau acara.

Fakta berikutnya bisa berupa informasi latar belakang (background information), misalnya profil ringkas lembaga/instansi.

Rilis juga tidak mencampurkan fakta dan opini. Hanya berisi data, fakta, tidak berisi pendapat atau penilaian.

Struktur Naskah Press Release

Struktur naskah atau tulisan rilis sama dengan struktur naskah berita, yakni terdiri dari

1. Judul (head)
2. Teras (lead)
3. Isi (body)

Judul berita harus kalimat lengkap, minimal Subjek + Predikat, dan menggunakan kalimat aktif.

Teras sebaiknya mengedepankan subjek/pelaku –who does what; siapa melakukan apa, kapan, di mana, kenapa, dan bagaimana; isi berupa penjelasan unsur why dan how.

Baca: Teras Berita Summary Lead

Namun, dari segi format, naskah press release ditambah bagian awal dan akhir.

Bagian awal berupa Nama dan Logo Perusahaan (semacam Kop Surat) dan tulisan PRESS REALEASE atau SIARAN BERITA, sebagaimana gambar berikut ini:

Sumber: Tsunami Publicity

Tips Menulis Press Release

• Pelajari gaya bahasa media yang menjadi target pengiriman rilis. Jika memungkinkan, miliki Style Book atau Gaya Selingkung media target.
• Tulislah siaran pers dengan gaya media tersebut.
• Pilih judul yang positif (aktif), bukan pasif.
• Paragraf pertama (lead) harus jelas dan ringkas.
• Gunakan bahasa jurnalistik –ringkas dan lugas, kalimat dan paragraf pendek-pendek, hindari anak kalimat.
• Tulislah fakta & data saja, bukan opini/pandangan.
• Ketiklah hanya pada satu sisi kertas.
• Selalu beri tanggal.
• Selalu cantumkan nama kontak dan nomor telepon bagian akhir naskah.
• Gunakan kertas surat resmi & cantumkan label “Siaran Pers” di bawah logo/sebelum naskah.

Austin (1996) menyarankan agar PR membaca surat kabar––lokal dan nasional––dan mempelajari gaya bahasa yang mereka gunakan.

Tulislah siaran pers dengan gaya surat kabar yang akan dikirimi tulisan tersebut. Siaran pers yang ditulis harus meniru gaya artikel dalam surat kabar itu.

Sebagai contoh bila mereka selalu mencetak nama lengkap, maka gunakan nama lengkap dan bukannya singkatan.

Austin juga menjelaskan beberapa aturan dasar yang biasa digunakan wartawan dalam menulis berita yang juga berlaku ketika dalam menulis siaran pers:

• Gunakan kalimat aktif dalam judul
• Alinea atau paragraf pertama (lead) harus tajam dan ringkas –antara 12 sampai 20 kata.
• Gunakan kalimat dan paragraf pendek-pendek.
• Hindari kata yang berlebihan seperti “ini” dan “itu”, serta kata keterangan dan kata sifat yang tidak perlu.
• Jangan Beropini! Anda tidak perlu mengatakan bahwa sesuatu “hebat” atau “fantastis”.
• Hindari istilah khusus (jargon) dan penggunaan singkatan.
• Jawab enam pertanyaan ––siapa, mengapa, apa, bilamana, di mana dan bagaimana. Kalau anda tidak menjawab keenam pertanyaan ini maka siaran pers anda tidak berisi semua informasi yang diperlukan wartawan.
• Selalu beri tanggal pada siaran pers.
• Selalu cantumkan nama kontak dan nomor telepon di siang hari pada bagian bawah siaran.
• Buatlah siaran pers sesingkat mungkin.

Jefkins (2003) mengungkapkan hal-hal terpenting perihal pers yang harus diketahui oleh seorang praktisi Humas sebagai berikut:

• Kebijakan redaksi (editorial policy).
• Frekuensi penerbitan.
• Tanggal/tenggat terbit.
• Proses percetakan.
• Daerah sirkulasi.
• Jangkauan pembaca.
• Metode distribusi.

Online Press Release

Mayoritas tips, prinsip, atau cara menulis press release muncul sebelum era internet muncul.

Karenanya, tips membuat rilis yang dulu hanya berlaku bagi media konvensional (cetak dan elektronik).

Di era internet atau “zaman now”, kalangan Humas/PR melakukan Online PR atau Humas Online sebagaimana sudah saya ulas di Tugas Humas Era Internet – Cyber PR.

Setiap instansi/lembaga “zaman now” dipastikan punya website dan media sosial.

Lewat situs resmi dan akun medsos resmi itulah siaran pers kini disebarkan dan dengan mudah dikutip wartawan untuk dipublikasikan di medianya.

Kita sangat akrab dengan kalimat seperti ini: “….,” ujarnya dilansir situs resmi klub.

Wartawan Online sudah dididik atau memiliki keterampilan agar melakukan “reportase online” dengan aktif membuka situs-situs resmi dan akun medsos resmi instansi/perusahaan, pejabat, artis, dll. untuk mendapatkan bahan berita.

Kalangan instansi, perusahaan, organisasi, juga kalangan public figure seperti pejabat, artis, dan tokoh pun kini dengan mudah bisa membuat rilis untuk dimuat di media dengan cara mempublikasikan rilis dan update status di website resmi, blog, atau akun media sosial.

Format naskah press release pun mengalami perubahan menjadi paperless dan tidak membutuhkan kurir untuk mengirimkannya.

Demikian ulasan ringkas tentang cara menulis press release atau siaran pers. Wasalam. (www.romeltea.com).*

Beberapa Referensi Lama tentang Penulisan Rilis

• Austin, Claire. 1996. Public Relations yang Sukses dalam Sepekan. Megapoin, Jakarta.
• Jefkins, Frank. 2003. Public Relations. Edisi Kelima. Direvisi Oleh Daniel Yadin. Penerbit Erlangga, Jakarta.
• Mappatoto, Andi B. 1993. Siaran Pers. Suatu Kiat Penulisan. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.
• Soemirat, Soleh dan Ardianto, Elvinaro. 2004. Dasar-dasar Public Relations. Cetakan Ketiga. Remaja Rosdakarya, Bandung.