Cara Membuat Inhouse Magazine – Media Internal Lembaga

Tips, teknik, atau cara membuat majalah media internal atau in-house magaznie ini dibuat berdasarkan pertanyaan yang masuk via email.

Tanya: Wah terima kasih banget nih, bisa ikutan nanya tentang dunia jurnalistik.

Mas Romli, saya mau tanya nih..boleh ga saya minta dikirimi panduan cara membuat in house magazine atau majalah internal perusahaan.

Soalnya, saya ini bekerja di sebuah perusahaan di Jakarta di bagian Humas. Kebetulan tahun ini ada pekerjaan tambahan yang harus saya emban, yaitu bikin majalah internal. waduh….ini tugas berat, karena ilmu saya tentang media massa cuma dikiiit.banget. kalau Mas Romli bia bantu kirim panduannya wahhh…seneng banget nih. terima kasih.. ditunggu emailnya ya. kholis

Jawab: Berikut ini tips membuat majalah internal, cara mengelolanya (manajemen), dimulai dengan pengertiannya lebih dulu.

Pengertian Majalah Internal

Inhouse magazine adalah media internal sebuah perusahaan, instansi, atau organisasi yang umumnya berbentuk majalah (magazine).

Media internal merujuk pada media yang dikembangkan dan dipublikasikan secara internal, yang dirancang untuk mengomunikasikan berita atau kegiatan organisasi kepada kalangan internal dan eksternal secara terbatas.

Inhouse Magazine disebut juga internal publication merujuk pada cakupan peredaran majalah yang hanya di kalangan internal instansi/perusahaan.

Majalah merupakan salah satu jenis media publikasi Humas.

Menurut Frank Jefkins (1988:154), ada lima model utama mengenai House Journal, yaitu:

1. The Sales Buletin
2. The Newsletter
3. The Magazine
4. The Tabloid Newspaper
5. The Wall Newspaper

Selain itu terdapat House Journal, yang berbentuk media elektronik yang baru dipakai mulai tahun 1980-an dan kini banyak digunakan dikalangan lembaga atau perusahaan, seperti melalui saluraan media (electronic channel media):

1. Video Cassets – rekaman video gambar atau film dokumentasi yang diproduksi dan didistribusikan untuk dipasang melalui TV monitor di tempat yang strategis dan mudah dilihat atau dipresentasikan.
2. Audio Cassets Tape – informasi atau berita-berita yang direkam menggunakan pita rekaman yang berisikan pidato, instruksi, pesan-pesan tertentu, dan kemudian didistribusikan kepada karyawan, pelanggan, atau relasi bisnis.
3. Viewdata House Journal – media surat kabar elektronik yang mempergunakan perangkat saluran TV atau computer untuk dapat mengakses informasi atau berita-berita tertentu.

Fungsi Media Internal

Media internal berfungsi sebagai alat untuk pembentukan citra (image building) suatu organisasi/instansi, karena media internal sendiri juga dapat dijadikan sebagai media promosi dan komunikasi kepada seluruh stakeholders dalam sebuah organisasi/instansi.

Menurut Rosady Ruslan dalam Manajemen Public Relations & Media Komunikasi (Grafindo, 2012), fungsi media internal adalah sebagai berikut:

1. Media hubungan komunikasi internal dan ekstrenal dalam upaya pencapaian pesan-pesan perusahaan kepada pemilik (shareholder) dan khalayak terkait (stakeholder) mengenai aktivitas perusahaan, manfaat produk barang, dan jasa.
2. Ajang komunikasi antar karyawan.
3. Media bagi staf Humas dalam tulis-menulis.
4. Nilai tambah bagi PR untuk menerbitkan in house journal yang bermutu, terbit berkala dan teratur, penampilan profesional, lay out, dan isi yang ditata apik, serta cover yang menarik.

Cara Membuat Inhouse Magazine

Secara teknis, cara membuat inhouse magazine atau majalah internal lembaga (perusahaan/instansi), sama saja dengan majalah atau media cetak pada umumnya, yaitu mengelola desain dan isi.

Yang membedakan, utamanya soal konten atau isi, yakni lebih fokus pada “internal affairs” atau informasi dalam perusahaan, pembinaan karyawan, atau apa pun yang berkaitan dengan kepentingan perusahaan, manajemen, dan karyawan.

Langkah-langkah praktis yang dapat Anda lakukan untuk membuat inhouse magazine sebagai berikut:

1. Training jurnalistik

Pelatihan ini khususnya bagi tim yang akan menangani majalah tersebut. Materi pokok: teknik peliputan, teknik menulis karya jurnalistik (khususnya berita dan feature), bahasa jurnalistik, teknik wawancara, dan manajemen media.

2. Perencanaan

Penyusunan visi, misi, nama, logo, moto, rubrikasi, kebijakan redaksi (kriteria naskah layak muat), juga format majalah/ukuran dan jenis kertas/halaman, font, desain cover dasar.

Dibutuhkan desainer komunikasi visual atau desainer grafis untuk menghasilkan logo, layout, dan cover menarik.

Anda bisa melakukan “studi banding” dengan mempelajari media-media internal yang sudah ada, khususnya media internal dari “luar” yang biasanya bagus-bagus. Tinggal ATM = Amati, Tiru, Modifikasi!

3. Organizing

Pembentukan manajemen media, mulai pemimpin umum, pemimpin redaksi, redaktur/editor/penanggung jawab rubrik, reporter, desainer grafis/layouter, hingga bagian distribusi dan iklan.

Pemimpin umum media internal biasanya Kepala Bagian Humas atau Manajer PR. Pemimpin redaksi bisa dirangkap oleh pemimpin umum, bisa juga berbeda. Redaktur atau editor biasanya dipegang staf humas yang lebih senior dan lebih berpengalaman dalam penuisan karya jurnalistik.

Simak: Manajemen Media Cetak

Itu saja dulu.

Lakukan poin 1, biar mantap dan terbuka untuk langkah berikutnya. Boleh deh, undang saja saya ke tempat Anda untuk berdiskusi/konsultasi/training.

Saat ini saya juga tangani dua media internal perusahaan/instansi berskala nasional, insya Allah, gampang kok, asal ada kemauan dan keuletan dari tim manajemen; saya bantu edit dan arahkan manajamen redaksi/konten.

Good Luck and wasalam! (www.romeltea.com).*