Manajemen Konten Website

content creator

KALAU kita “Googling” dengan kata kunci “manajemen konten” atau “content management”, mayoritas referensi yang terindeks dan disajikan Google adalah tulisan tentang Sistem Manajemen Konten atau Content Management System (CMS).

CMS dikenal sebagai software atau aplikasi untuk membangun sebuah website, seperti WordPress, Joomla, CodeIgniter (CI), dan Drupal. Software ini memudahkan webmaster mengelola konten media –dalam hal ini isi website.

Per definisi, CMS adalah perangkat lunak yang digunakan untuk menambahkan atau memanipulasi isi dari suatu situs web. Blog atau web yang sedang Anda kunjungi ini menggunakan CMS WordPress. (Baca Juga: Cara Membuat Website WordPress).

Kemampuan atau keterampilan manajemen konten harus dimiliki pengelola website dan/atau media sosial. Manajemen konten terkait pembuatan, penyuntingan, publikasi, dan penataan isi website serta update status media sosial.

Baca Juga: Pengertian dan Jenis-Jenis Konten

Pengertian Manajemen Konten

Pengertian atau deginisi manajemen konten menurut Kamus Bisnis adalah proses dan alur kerja yang terlibat dalam pengaturan, pengelompokan, dan penataan sumber daya informasi sehingga mereka dapat disimpan, dipublikasikan, dan digunakan kembali dalam berbagai cara.

Dalam penjelasan berikutnya, Kamus Bisnis juga membahas CMS. Disebutkan, sebuah sistem manajemen konten digunakan untuk mengumpulkan, mengelola dan mempublikasikan konten, menyimpan konten, baik sebagai komponen atau seluruh dokumen, dengan tetap menjaga hubungan antar komponen. CMS juga dapat memberikan kontrol atas revisi konten.

Di laman Wikipedia, pengertian manajemen konten adalah sekumpulan proses dan teknologi yang mendukung pengumpulan, pengelolaan, dan penerbitan informasi dalam bentuk atau media apa pun.

Ketika disimpan dan diakses melalui komputer, informasi ini mungkin secara lebih spesifik disebut sebagai konten digital, atau hanya sebagai konten.

Konten digital dapat berupa teks (seperti dokumen elektronik), gambar, file multimedia (seperti file audio atau video), atau jenis file lainnya yang mengikuti siklus hidup konten yang memerlukan pengelolaan.

Prosesnya cukup rumit untuk mengelola sehingga beberapa vendor perangkat lunak komersial besar dan kecil, seperti Interwoven dan Microsoft, menawarkan perangkat lunak manajemen konten untuk mengontrol dan mengotomatiskan aspek signifikan dari siklus hidup konten.

Praktik dan tujuan manajemen konten bervariasi menurut misi dan struktur tata kelola organisasi.

Organisasi berita, situs web e-niaga (ecommerce), dan lembaga pendidikan semuanya menggunakan manajemen konten, tetapi dengan cara yang berbeda. Hal ini menyebabkan perbedaan dalam terminologi dan nama serta jumlah langkah dalam proses tersebut.

Misalnya, beberapa konten digital dibuat oleh satu atau lebih penulis (multiauthor). Seiring waktu, konten tersebut dapat diedit. Satu atau lebih individu mungkin memberikan pengawasan editorial, menyetujui konten untuk publikasi.

Komponen Manajemen Konten

Manajemen konten adalah proses kolaboratif yang inheren. Ini sering kali terdiri dari peran dan tanggung jawab dasar berikut:

Pencipta (Creator) – bertanggung jawab untuk membuat dan mengedit konten. Penulis konten disebut content writer. Baca Juga: Pengertian Content Creator.
Editor – bertanggung jawab untuk menyesuaikan pesan konten dan gaya pengiriman, termasuk terjemahan dan pelokalan. Baca Juga: Content Editor.
Penerbit – bertanggung jawab untuk merilis konten untuk digunakan.
Administrator – bertanggung jawab untuk mengelola izin akses ke folder, koleksi, dan file, biasanya dilakukan dengan menetapkan hak akses ke grup atau peran pengguna. Admin juga dapat membantu dan mendukung pengguna dengan berbagai cara.
Konsumen, penonton, atau tamu – orang yang membaca atau mengonsumsi konten setelah dipublikasikan atau dibagikan.

Aspek penting dari manajemen konten adalah kemampuan untuk mengelola versi konten saat berkembang. Penulis dan editor sering kali perlu memulihkan versi lama dari produk yang diedit karena kegagalan proses atau rangkaian pengeditan yang tidak diinginkan.

Konten yang peka waktu juga mungkin memerlukan pembaruan karena materi pelajaran berkembang dari waktu ke waktu.

Aspek lain yang sama pentingnya dari manajemen konten melibatkan pembuatan, pemeliharaan, dan penerapan standar tinjauan.

Setiap anggota proses pembuatan dan peninjauan konten memiliki peran unik dan serangkaian tanggung jawab dalam pengembangan atau publikasi konten.

Setiap anggota tim tinjauan membutuhkan standar tinjauan yang jelas dan ringkas. Ini harus dipertahankan secara berkelanjutan untuk memastikan konsistensi jangka panjang dan kesehatan basis pengetahuan.

Sistem manajemen konten adalah sekumpulan proses otomatis yang mungkin mendukung fitur-fitur berikut:

Impor dan pembuatan dokumen dan materi multimedia
Identifikasi semua pengguna kunci dan peran mereka
Kemampuan untuk menetapkan peran dan tanggung jawab ke berbagai contoh kategori atau tipe konten
Definisi tugas alur kerja sering kali digabungkan dengan pesan sehingga manajer konten diberitahu tentang perubahan dalam konten
Kemampuan untuk melacak dan mengelola beberapa versi dari satu contoh konten
Kemampuan untuk mempublikasikan konten ke repositori untuk mendukung akses
Kemampuan untuk mempersonalisasi konten berdasarkan sekumpulan aturan

Ulasan lain tentang manajemen konten disajikan laman Seaerch Content Management. Disebutkan, manajemen konten adalah proses pengumpulan, pengiriman, pengambilan, tata kelola, dan manajemen informasi secara keseluruhan dalam format apa pun.

Istilah ini biasanya digunakan untuk merujuk pada administrasi siklus hidup konten digital, mulai dari pembuatan hingga penyimpanan atau penghapusan permanen.

Konten yang terlibat dapat berupa gambar, video, audio dan multimedia serta teks.

Proses manajemen konten

Praktik dan proses manajemen konten dapat berbeda menurut tujuan dan organisasi. Hal ini dapat menyebabkan perbedaan langkah atau terminologi.

Tahapan siklus hidup manajemen konten adalah:

Organisasi: Tahap pertama di mana kategori dibuat, desain taksonomi dan skema klasifikasi dikembangkan.
Penciptaan: Konten diklasifikasikan ke dalam kategori arsitektur.
Penyimpanan: Keputusan format konten dan penyimpanan dibuat berdasarkan kemudahan akses, pengiriman, keamanan, dan faktor lain yang bergantung pada kebutuhan organisasi.
Alur Kerja: Aturan dirancang untuk menjaga konten bergerak melalui berbagai peran sambil menjaga konsistensi dengan kebijakan organisasi.
Pengeditan / Pembuatan Versi: Langkah ini melibatkan pengelolaan beberapa versi konten dan perubahan presentasi.
Penerbitan: Tahap di mana konten dikirim ke pengguna, yang dapat didefinisikan sebagai pengunjung situs web atau penerbitan internal melalui intranet untuk karyawan.
Penghapusan / Arsip: Tahap terakhir di mana konten dihapus atau dipindahkan ke arsip ketika jarang diakses atau usang.

Tujuh tahap manajemen konten

1. Tata kelola konten

Tata kelola konten memberi pembuat konten struktur dan pedoman. Tata kelola manajemen konten digital dapat membantu menentukan prioritas, memberikan standar terperinci, menetapkan kepemilikan untuk konten, dan memberikan kontrol akses.

Ini membantu menciptakan pengalaman pengguna yang konsisten, meminimalkan pembengkakan konten, dan membuat kontrol internal.

Alat tata kelola umum yang digunakan organisasi termasuk alur kerja konten, taksonomi dan panduan gaya, bersama dengan alat manajemen catatan yang mencakup jejak audit untuk kepatuhan.

2. Jenis manajemen konten digital

Untuk hampir setiap kategori konten digital, ada alat atau proses yang sesuai untuk mengelolanya.

– Manajemen konten media sosial.

Alat manajemen konten media sosial membantu menciptakan strategi pemasaran media sosial yang terorganisir dengan tujuan yang ditentukan dan untuk menganalisis keterlibatan. Beberapa sistem pengelolaan konten media sosial termasuk Sprout Social, Google Analytics, dan BuzzSumo.

– Manajemen konten web.

Manajemen konten web digunakan untuk membuat, mengelola dan menampilkan halaman web.

Sistem manajemen konten web (WCMS) adalah program yang memberi organisasi cara untuk mengelola informasi digital di situs web tanpa pengetahuan sebelumnya tentang pemrograman web dan dapat menyertakan komponen untuk industri tertentu, seperti aplikasi manajemen konten (CMA) yang mengotomatiskan produksi HTML.

– Manajemen konten seluler

Manajemen konten seluler (MCM) memberikan akses aman ke data perusahaan di smartphone, tablet, dan perangkat lain. Komponen utama MCM adalah penyimpanan file dan file sharing.

– Manajemen konten perusahaan

Sistem manajemen konten perusahaan (ECM) memiliki komponen yang membantu perusahaan mengelola data secara efektif.

Komponen ECM diarahkan untuk tujuan seperti merampingkan akses, menghilangkan kemacetan dan meminimalkan overhead, bersama dengan kontrol versi, perutean, pengarsipan, tata kelola konten, dan keamanan.

Sistem dan alat manajemen konten

Selain platform manajemen konten untuk jenis konten tertentu, ada juga sistem manajemen konten umum (CMS) yang menyediakan proses otomatis untuk manajemen dan pembuatan konten digital kolaboratif.

CMS biasanya mencakup fitur-fitur seperti manajemen format, fungsionalitas penerbitan, dan kemampuan untuk memperbarui konten.

CMS dapat memungkinkan pengguna untuk membuat tampilan terpadu dan memiliki kontrol versi, tetapi kekurangannya adalah sering kali CMS memerlukan pelatihan khusus untuk pembuat konten.

Sistem manajemen aset digital (DAM) adalah jenis CMS lain yang mengelola dokumen, film, dan aset multimedia lainnya. Beberapa contoh CMS yang terkenal adalah WordPress, Joomla, dan Drupal.

Pengelolaan isi situs web (manajemen konten website) diseuaikan dengan tujuan website itu sendiri. Sebuah website lembaga, misalnya, bertujuan mengukuhkan kehadiran online (online presence) dan meraih reputasi online (e-reputation).

Secara garis besar, dari segi format, konten sebuah website terdiri dari teks (tulisan), gambar (foto/grafis), video, audio, dan tautan (links). Baca Juga: Jenis-Jenis Konten

Dari sisi topik, konten web antara lain halaman profil, kontak, struktur organisasi, produk, layanan (services), alamat, dan konten dinamis berupa berita, feature, atau artikel, khususnya terkait pemasaran konten (content marketing) atau business blogging.

konten website

Berikut ini hal-hal yang harus diperhatikan dalam mengelola konten website. Pointers berikut ini biasa saya sampaikan dalam pelatihan manajemen konten website atau training manajemen media online lembaga/instansi.

Konten Berkualitas

Fresh & Original
Usefulness & Relevance
Timely and Relevant
Clarity & Accuracy
Completeness
Usability & Findability
Use ONLINE STYLE WRITING

Editorial Team

Chief Editor
Editor
Reporter/Fotografer/Videografer/Desainer Grafis
Webmaster

Jenis-Jenis Konten Web

Text & Multimedia
Blog Posts > News, Opinion, Feature/Essay, Product Review, Tutorial, Link
Long-form content > Downloadable Guide, eBook
Video > Entertainment, Tutorial, Documentary
Email Newsletters > Deliver your newlstters no more than weekly, in fact monthly is probably best for most organizations.
Photo Galleries
Infographics
Podcasts
Webinars (a seminar held online with registrants)
Games
FAQ
Presentations (upload and share your powerpoint presentations)
Questionnaires/Surveys
Press Release
Employee Profile