Anda mungkin sudah membaca dan mengetahui jenis-jenis Aplikasi Payrol. Lalu, bagaimana Anda dapat meimilihnya?
Pilihannya bisa memusingkan. In-house atau outsourcing? Dan jika Anda melakukan outsourcing, bagaimana model di-host dibandingkan dan kontras dengan model aplikasi payroll cloud?
Bagaimana Anda memastikan aplikasi payroll anda benar-benar sesuai dengan bisnis anda?
Anda bisa membuat “daftar singkat” untuk beberapa pertanyaan spesifik tentang skalabilitas, fleksibilitas, dan keamanan.
Daftar pertanyaan tadi dapat anda ajukan pada pihak platfrom penyedia aplikasi payroll.
Namun, untuk lebih meringankan rasa ingin tahu anda, berikut kami daftarkan 6 faktor yang perlu dipertimbangkan sebelum memilih aplikasi payroll.
1. Cloud vs. on-premise.
Seperti kebanyakan proses bisnis, manajemen pembayaran dapat berupa cloud atau on-premise.
Cloud memiliki pengeluaran modal yang rendah, pembaruan rutin, pengaturan yang mudah, pemeliharaan dengan biaya yang hampir nol, layanan dukungan yang tersedia, aksesibilitas multi-perangkat, dan fitur fleksibel.
Tetapi, Anda perlu berkomitmen dengan menghemat biaya bulanan namun data sensitif disimpan di server yang tidak anda kendalikan.
Di sisi lain, on-premise membutuhkan: investasi besar untuk perizinan dan server; bakat teknis IT untuk menginstal dan memelihara sistem; dan setiap waktu perlu peningkatan. Tetapi data anda terdapat dalam server anda sendiri dan tidak ada biaya rutin.
2. Total biaya kepemilikan.
Biaya lisensi atau langganan bulanan bukan satu-satunya biaya yang akan dikeluarkan jika anda sudah memilih aplikasi payroll.
Biaya umum yang dapat dengan cepat membengkakkan anggaran yaitu: fitur inti yang dibebankan secara terpisah; biaya pengaturan; peningkatan sistem; biaya per-pengguna; biaya per-gaji; biaya pelatihan; dan biaya dukungan.
Baca Juga: 7 Kerugian Jika Sistem Payroll Perusahaan Anda Buruk
3. Kepatuhan terhadap Peraturan.
Pastikan aplikasi payroll mendukung undang-undang perpajakan, persyaratan keamanan sosial, dan peraturan lokal yang berlaku.
Selain itu, aplikasi ini juga mampu untuk mengatur pemotongan upah yang tepat, penyesuaian dan menghasilkan laporan yang diperlukan untuk berbagai instansi pemerintah.
Solusi penggajian yang baik secara otomatis meningkatkan sistem untuk perubahan pajak, sehingga proses administrasi secara konsisten update akan peraturan baru untuk perusahaan yang patuh dan taat aturan.
4. Fitur-Fitur Utama.
Aplikasi payroll yang Anda inginkan harus fokus pada fungsi penggajian yang memenuhi persyaratan dan kebutuhan Anda. Misalnya, bagaimana Anda membayar karyawan?
Jika melalui setoran bank, langsung pastikan sistem memungkinkan sinkronisasi bank; jika melalui cek gaji, maka aplikasi mampu untuk mencetak cek.
Fitur utama lainnya termasuk: pemotongan pajak (apakah sistem mendukung hukum setempat?); periode pembayaran (harian, mingguan, bulanan?); dan pembayaran tambahan (apakah ada perhitungan bonus dan komisi? layanan kontrak? dan lainnya).
5. Skalabilitas.
Sistem manajemen pembayaran harus bertahan dalam ujian waktu dan sesuai dengan kecepatan pertumbuhan bisnis Anda dan fitur apa yang Anda perlukan.
Untuk perusahaan yang tumbuh dengan cepat, Anda dapat mempertimbangkan lebih banyak pengguna aplikasi karena, akan lebih banyak karyawan atau lebih banyak cabang.
Secara umum, sistem penggajian cloud lebih fleksibel untuk meningkatkan fitur dengan tingkatan harga yang sesuai.
6. Integrasi
Aplikasi payroll Anda harus dapat bisnis mengintegrasikan dengan aplikasi lain, seperti, buku besar penjualan, rekrutmen, lembar waktu, dan alat pelaporan.
Selain dari integrasi sistem, kompatibilitas dengan aplikasi bisnis dan produktivitas yang digunakan juga patut dipertimbangkan. File ekspor-impor harus bekerja dengan format standar seperti PDF, JPEG, DOC, CSV, dan TXT.
Integrasi dengan penyimpanan data berbasis cloud akan jadi nilai tambah besar untuk bisnis anda. Jika Anda berpikir membutuhkan multimedia data, sistem aplikasi payroll yang diperlukan mampu untuk mengakomodasi video dan grafik.
Ke-6 faktor yang Perlu Dipertimbangkan Sebelum Memilih Aplikasi Payroll di atas setidaknya dapat membantu Anda mempertimbangkan memilih aplikasi payroll yang sesuai dengan keinginan Anda.
Aplikasi payroll hadir dalam berbagai paket. Sebelum berkomitmen pada rencana tersebut, pertimbangkan 6 faktor tersebut dan pastikan Anda juga dapat berkonsultasi dengan platform penyedia jasa aplikasi payroll terbaik di Indonesia, LinovHR.
Kemudahan dan kesesuaian aplikasi payroll akan anda dapatkan seketika.*
