Media internal adalah media yang diterbitkan sebuah lembaga (perusahaan, instansi, organisasi) untuk kalangan internal. Tulisan ini berisi pengertian serta tips membuat dan mengelola inhouse magazine.
Istilah lain media internal adalah Jurnal Internal, Majalah Perusahaan (Company Magazine), In-House Magazine, dan House Journal.
Media internal biasanya dikelola oleh bagian Humas sebagai salah satu pelaksanaan fungsi komunikasi internal lembaga.
Media publikasi ini secara umum mengemban misi sebagai jembatan komunikasi antara manajemen dengan karyawan dan antar-karyawan. Dengan begitu, media ini mendukung terciptanya suasana kondusif karena komunikasi berjalan lancar.
Media internal juga memiliki peran sebagai alat untuk pembentuk citra (image building) suatu perusahaan/organisasi karena fungsi media internal juga dapat dijadikan sebagai media promosi dan komunikasi dengan “stakeholder”.
Bagian Humas atau Public Relations pun bisa “show off” kinerjanya melalui media internal. Ilmu dan skill penulisan Humas (PR Writing) dapat diamalkan di media ini.
PR Officers dapat mengasah keterampilan jurnalistiknya di sini, sekaligus mengenal lebih dalam cara kerja media atau insan pers, sehingga andal dalam melakukan hubungan media (media relations).
Pengertian Media Internal
Media Internal adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan berbagai informasi kegiatan suatu lembaga dan biasanya ditujukan untuk khalayak internal yang diterbitkan secara teratur.
Cambridge Business Dictionary mengartikan media internal atau inhouse magazine sebagai “sebuah majalah yang diproduksi oleh suatu organisasi untuk karyawannya, dan yang biasanya berkaitan dengan isu atau masalah yang berkaitan dengan organisasi”.
A magazine that is produced by an organization for its employees, and that usually deals with subjects relating to the organization.
Menurut Rosady Ruslan dalam Kiat dan Strategi Kampanye Public Relations (2008), Media Internal adalah media yang dipergunakan untuk kepentingan kalangan terbatas dan non-komersial serta lazim digunakan dalam aktivitas Public Relations (PR).
Menurut Frank Jefkins (2004), pengertian media internal adalah suatu sarana penyampaian dan penerimaan informasi yang semata-mata bersifat internal (khusus untuk para staf dan pegawai) dan bersifat eksternal (yang juga diarahkan kepada pihak luar tertentu) di kalangan perusahaan, dan biasanya bersifat non komersial.
Jefkins menyebutkan lima bentuk utama media internal –Jefkins menyebutnya House Journal– yang diartikan sebagai bahan cetakan yang diterbitkan secara berkala atau periodik:
- The Sales Bulletin — media komunikasi reguler antara seorang sales manajer dengan salesman di lapangan;
- The Newsletter– berisi pokok-pokok berita yang diperuntukkan bagi pembaca yang sibuk;
- The Magazine — berisikan tulisan berbentuk feature, artikel, dan gambar, foto, diterbitkan setiap bulan atau triwulan;
- The Tabloid Newspaper — mirip surat kabar popular (umum) dan berisikan pokok-pokok berita yang sangat penting, artikel pendek dan ilustrasi;
- The Wall Newspaper — bentuk media komunikasi staf atau karyawan di satu lokasi pabrik, perusahaan, atau pasar swalayan. Di Indonesia dikenal dengan majalah dinding (mading) atau papan pengumuan/papan informasi.
Menurut Suranto (2005:10), media internal adalah media yang diperuntukan bagi publik internal perusahaan. Media internal merupakan sarana penyampaian dan penerimaan informasi di kalangan publik internal perusahaan dan biasanya bersifat nonkomersial.
Baik penerima maupun pengirim informasi media internal ialah orang dalam atau publik iternal, terdiri atas pimpinan, anggota, pegawai, maupun unit kerja di dalam perusahaan tersebut
Fungsi Media Internal
Media internal hanya menjangkau khalayak tertentu berisi informasi kegiatan, keputusan, kebijakan, sekaligus menyediakan forum komunimasi manajemen dan karyawan.
Media internal dapat menjadi catatan penting yang terkait sejarah dan dinamika lembaga. Media internal pun akan menjadi dokumen bernilai yang terkait dengan citra lembaga atau organisasi.
Media internal juga mengemban fungsi komunikasi massa, sekalipun diterbitkan untuk kalangan terbatas (intenal lembaga). Fungsi komunikasi massa menurut Jay Black dan Frederick C Whitney (1988) adalah
- Informasi (to inform)
- Hiburan (to entertain)
- Membujuk (to persuade)
- Transmisi Budaya (transmission of the culture)
Media internal bertujuan memberikan informasi kepada karyawan tentang kebijakan, kegiatan, atau program-program perusahaan.
Fungsi media internal menurut Onong U Effendy (2009):
- Untuk memberikan informasi mengenai operasionalisasi kebijaksanaan dan masalah-masalah perusahaan.
- Untuk lebih mendekatkan para karyawan kepada perusahaan.
- Untuk membuat para karyawan merasa dirinya anggota dari organisasi tunggal.
- Untuk membantu karyawan mengerti satu sama lain.
Fungsi media internal atau majalah perusahaan menurut John Tondowidjojo (2002):
- Sumber informasi
- Pembentukan opini
- Pembangkit inovasi dan stimulasi
- Forum komunikasi
Praktisi Humas Prita Kemal Gani menyebutkan, media internal menjadi salah satu sarana komunikasi yang dapat digunakan untuk menyampaikan berbagai informasi dari suatu organisasi kepada khalayak.
Cara ini dilakukan dalam bentuk menjalin komunikasi dengan pihak terkait untuk mendapat dukungan dari publik atau stakeholders sesuai dengan harapan pimpinan atau pengelola suatu organisasi. Idealnya, sebuah media internal harus memuat informasi yang bersifat positif, baik dari sisi ilmu, citra lembaga, dan informasi umum.
Manajemen Redaksi
Media internal biasanya dikelola oleh bagian Humas atau tim khusus media internal. Media internal merupakan salah satu “tools” dalam kegiatan kehumasan.
Susunan redaksi (masthead) sebuah media internal pada dasarnya (harus) sama dengan struktur organisasi media pada umumnya:
- Pemimpin Umum (biasanya dari jajaran direksi atau pemimpin tertinggi lembaga)
- Pemimpin Redaksi (biasanya kepala bagian atau manajer Humas)
- Redaktur Pelaksana/Managing Editor (Opsional)
- Redaktur/Editor/Penyunting
- Reporter & Fotografer
Bagian Redaksi (Editorial Departement) itu didukung oleh bagian produksi (desain/layout), dan bagian “marketing” yang bertugas dalam hal promosi, kemitraan, dan iklan.
Isi Media Internal
Dari segi format atau jenis tulisan, sebagaimana media pada umumnya, media internal berisikan berita, artikel, dan feature, termasuk foto/gambar.
Dari sisi substansi (tema/topik), isi media internal harus sesuai dengan kebutuhan dan kepentingan lembaga yang dirancang dalam kebijakan redaksional dengan arahan pimpinan lembaga.
Biasanya isi dari majalah internal sebuah perusahaan adalah
- Berita karyawan
- Kesejahteraan
- Kegiatan perusahaan
- Pelatihan
- Profil karyawan
- Manajemen
- Produk atau jasa
- Pengetahuan populer
- Surat pembaca
- Tulisan karyawan
- Kuis, TTS, atau Humor
Jurnalistik Media Intenal
Untuk mengelola media internal, kalangan pengelola (jajaran redaksi) harus menguasai keterampilan jurnalistik yang mumpuni, yakni keterampilan meliput, menulis, dan mengedit.
Pola kerja wartawan media internal tidak berbeda dengan wartawan pada umumnya. Karenanya,jurnalis media internal pun harus memiliki tiga hal berikut ini:
- Skills — menguasai keterampilan jurnalistik.
- Attitude — menaati kode etik jurnalistik.
- Knowledge — wawasan, pengetahuan, dan menguasai bidang liputan atau masalah yang ditulis.
Kelemahan mendasar yang selama ini muncul di kalangan pengelola media internal humas, selain soal keterampilan jurnalistik, adalah penguasaan “bahasa media” (language of mass media), yakni bahasa jurnalistik.
Kelemahan dalam hal bahasa jurnalistik selama ini menjadi “jurang pembeda utama” antara media internal dan media komersil.
Tulisan di media internal cenderung “kaku”, formal, tidak dinamis. Akibatnya, media internal tampil tidak semenarik media komersil atau media umum. Padahal, media internal harus sama menariknya dengan media umum.
Demikian ulasan ringkas tentang pengertian dan manajemen media internal lembaga yang biasa ditangani Humas. Wasalam. (www.romeltea.com).*
Referensi: Ardianto, Elvinaro. (2011). Handbook of Public Relations: Pengantar Komprehensif. Bandung: Simbiosa Rekatama Media; Ardianto, Elvinaro dan Lukiati Komala Erdinaya. (2004). Komunikasi Massa: Suatu Pengantar. Bandung: Simbiosa Rekatama Media; Harrison, Shirley. (2000). Public Relation: An Introduction. London: South Western Cengage Lea; Herimanto, Bambang, Rumanti dan Herimanto. (2007). Public Relations dalam Organisasi. Yogyakarta: Santusta; Jefkins, Frank. (2004). Public Relations. Jakarta: Erlangga; Laksamana, Agung. (2010). Internal Public Relations. Jakarta: Republika.
