Komunikasi adalah sebuah proses. Ulasan tentang proses komunikasi (communication process) melibatkan pembahasan unsur-unsur, elemen, komponen, dan alur komunikasi.
Komunikasi merupakan penyampaian atau transmisi pesan (message) dari komunikator atau pengirim (sender) kepada komunikan atau penerima (receiver) dengan cara yang dapat dimengerti.
Komunikasi melibatkan what and how; apa yang disampaikan dan bagaimana cara menyampaikannya. Cara penyampaian sering kali merupakan penentu efektivitas komunikasi (baca: komunikasi efektif).
Pemahaman tentang proses komunikasi bisa menjadi modal dasar dalam menyusun dan menyampaikan pesan secara efektif, baik komunikasi pribadi maupun komunikasi lembaga dan media.
Proses Komunikasi
Berikut ini ulasan tentang Communication Process yang saya sadur dari NJIT dengan penambahan dan pengurangan di bagian tertentu.
Proses komunikasi adalah panduan untuk mewujudkan komunikasi yang efektif. Melalui proses komunikasi itulah pembagian makna bersama antara pengirim dan penerima terjadi.
Individu yang mengikuti proses komunikasi akan memiliki kesempatan untuk menjadi lebih produktif dalam setiap aspek profesinya. Komunikasi yang efektif mengarah pada pemahaman.
Ada empat komponen utama dalam proses komunikasi. Komponen, elemen, atau unsur tersebut termasuk encoding, media transmisi, decoding, dan umpan balik (feedback).
Ada dua faktor lain dalam proses komunikasi. Kedua faktor tersebut ada dalam bentuk pengirim dan penerima. Proses komunikasi dimulai dengan pengirim dan diakhiri dengan penerima.
Berikut ini penjelasan tentang unsur komunikasi sekaligus gambaran proses komunikasi.
1. Pengirim (Sender)
Pengirim adalah individu, kelompok, atau organisasi yang memulai komunikasi yang dikenal dengan sebutan komunikator (communicator).
Sumber ini awalnya bertanggung jawab atas keberhasilan pesan tersebut. Pengalaman, sikap, pengetahuan, keterampilan, persepsi, dan budaya pengirim memengaruhi pesan.
“Kata-kata tertulis, kata-kata yang diucapkan, dan bahasa nonverbal yang dipilih adalah yang terpenting dalam memastikan penerima menafsirkan pesan seperti yang dimaksudkan oleh pengirim” (Burnett & Dollar, 1989).
2. Pesan (Message)
Semua komunikasi dimulai dengan pengirim pesan. Tentu saja, sebuah proses komunikasi dimulai dengan adanya pesan (message) yang akan disampaikan.
Pesan dalam komunikasi bisa berupa ide, pemikiran, informasi, atau instruksi.
Pesan adalah setiap pemberitahuan, kata, atau komunikasi baik lisan maupun tertulis, yang dikirimkan dari satu orang ke orang lain. Pesan menjadi inti dari setiap proses komunikasi yang terjalin. (Wikipedia)
Dalam literatur komunikasi, pesan adalah sesuatu yang disampaikan oleh komunikator kepada komunikan melalui proses komunikasi (Tasmara, 1987).
Menurut Hafied (2004), pesan adalah serangkaian isyarat/simbol yang diciptakan oleh seseorang untuk maksud tertentu dengan harapan bahwa penyampaian isyarat/simbol itu akan berhasil dalam menimbulkan sesuatu.
Pesan dapat dimengerti dalam tiga unsur, yaitu kode pesan, isi pesan dan wujud pesan.
- Kode pesan adalah sederetan simbol yang disusun sedemikian rupa sehingga bermakna bagi orang lain. Contoh: bahasa Indonesia adalah kode yang mencakup unsur bunyi, suara, huruf dan kata yang disusun sedemikian rupa sehingga mempunyai arti.
- Isi pesan adalah bahan untuk atau materi yang dipilih yang ditentukan oleh komunikator untuk mengomunikasikan maksudnya.
- Wujud pesan adalah sesuatu yang membungkus inti pesan itu sendiri, komunikator memberi wujud nyata agar komunikan tertarik akan isi pesan didalamnya. (Siahaan,1991).
Pesan juga dapat dilihat dari segi bentuknya, Menurut A.W. Widjaja dan M. Arisyk Wahab terdapat tiga bentuk pesan yaitu:
- Informatif — yaitu untuk memberikan keterangan fakta dan data kemudian komunikan mengambil kesimpulan dan keputusan sendiri, dalam situasi tertentu pesan informatif tentu lebih berhasil dibandingkan persuasif.
- Persuasif — yaitu berisikan bujukan yakni membangkitkan pengertian dan kesadaran manusia bahwa apa yang kita sampaikan akan memberikan sikap berubah. Tetapi berubahnya atas kehendak sendiri. Jadi perubahan seperti ini bukan terasa dipaksakan akan tetapi diterima dengan keterbukaan dari penerima.
- Koersif — menyampaikan pesan yang bersifat memaksa dengan menggunakan sanksi-sanksi bentuk yang terkenal dari penyampaian secara inti adalah agitasi dengan penekanan yang menumbuhkan tekanan batin dan ketakutan di kalangan publik. Koersif berbentuk perintah-perintah, instruksi untuk penyampaian suatu target.(Widjaja Wahab,1987:61)
3. Pengkodean (Encoding)
Langkah pertama yang dihadapi pengirim melibatkan proses pengkodean (encoding) pesan. Untuk menyampaikan makna, pengirim harus memulai encoding, yaitu menerjemahkan informasi menjadi pesan dalam bentuk simbol yang merepresentasikan ide atau konsep.
Proses ini menerjemahkan ide atau konsep ke dalam pesan berkode yang akan dikomunikasikan.
Simbol dapat mengambil berbagai bentuk seperti, bahasa, kata, atau gerak tubuh. Simbol-simbol ini digunakan untuk menyandikan ide menjadi pesan yang dapat dipahami orang lain.
Saat menyandikan pesan, pengirim harus memulai dengan memutuskan apa yang ingin dia kirim.
Keputusan pengirim ini didasarkan pada apa yang dia yakini tentang pengetahuan dan asumsi penerima, bersama dengan informasi tambahan apa yang dia ingin penerima miliki.
Penting bagi pengirim untuk menggunakan simbol yang familiar bagi penerima yang dituju.
Cara yang baik bagi pengirim untuk meningkatkan pengkodean pesan mereka, adalah dengan memvisualisasikan komunikasi secara mental dari sudut pandang penerima.
4. Saluran (Channel)
Untuk mulai mengirimkan pesan, pengirim menggunakan beberapa jenis saluran (juga disebut media).
Saluran adalah sarana yang digunakan untuk menyampaikan pesan. Sebagian besar saluran berupa lisan atau tulisan, tetapi saat ini saluran visual menjadi lebih umum seiring berkembangnya teknologi.
Saluran umum termasuk telepon dan berbagai bentuk tertulis seperti memo, surat, dan laporan.
Efektivitas berbagai saluran berfluktuasi tergantung pada karakteristik komunikasi.
Misalnya, ketika umpan balik segera diperlukan, saluran komunikasi lisan lebih efektif karena ketidakpastian dapat dibereskan saat itu juga.
Dalam situasi di mana pesan harus disampaikan kepada lebih dari sekelompok kecil orang, saluran tertulis seringkali lebih efektif. Meskipun dalam banyak kasus, saluran lisan dan tertulis harus digunakan karena yang satu melengkapi yang lain.
Jika pengirim menyampaikan pesan melalui saluran yang tidak sesuai, pesannya mungkin tidak sampai ke penerima yang tepat.
Itulah mengapa pengirim perlu mengingat bahwa memilih saluran yang sesuai akan sangat membantu dalam keefektifan pemahaman penerima.
Keputusan pengirim untuk menggunakan saluran lisan atau tertulis untuk mengkomunikasikan pesan dipengaruhi oleh beberapa faktor.
Pengirim harus mengajukan pertanyaan yang berbeda kepada dirinya sendiri, sehingga mereka dapat memilih saluran yang sesuai.
- Apakah pesannya mendesak?
- Apakah umpan balik segera diperlukan?
- Apakah dokumentasi atau catatan permanen diperlukan?
- Apakah kontennya rumit, kontroversial, atau pribadi?
- Apakah pesan tersebut dikirim ke seseorang di dalam atau di luar organisasi?
- Apa keterampilan komunikasi lisan dan tertulis yang dimiliki penerima?
Setelah pengirim menjawab semua pertanyaan ini, mereka dapat memilih saluran yang efektif.
5. Penafsiran (Decoding)
Setelah saluran atau saluran yang sesuai dipilih, pesan memasuki tahap decoding dari proses komunikasi.
Decoding dilakukan oleh penerima. Setelah pesan diterima dan diperiksa, stimulus dikirim ke otak untuk diinterpretasikan, untuk memberikan beberapa jenis makna padanya.
Tahap pemrosesan inilah yang merupakan decoding. Penerima mulai menafsirkan simbol yang dikirim oleh pengirim, menerjemahkan pesan ke rangkaian pengalaman mereka sendiri untuk membuat simbol itu bermakna.
Komunikasi yang berhasil terjadi ketika penerima menafsirkan pesan pengirim dengan benar.
6. Penerima (Receiver)
Penerima adalah individu atau individu yang menjadi tujuan pesan tersebut.
Sejauh mana orang ini memahami pesan akan bergantung pada sejumlah faktor, yang meliputi:
- seberapa banyak individu atau individu mengetahui tentang topik,
- penerimaan mereka terhadap pesan, dan
- hubungan serta kepercayaan yang ada antara pengirim dan penerima .
Semua interpretasi oleh penerima dipengaruhi oleh pengalaman, sikap, pengetahuan, keterampilan, persepsi, dan budaya mereka.
Ini mirip dengan hubungan pengirim dengan pengkodean.
7. Umpan Balik (Feedback)
Umpan balik adalah mata rantai terakhir dalam rantai proses komunikasi.
Setelah menerima pesan, penerima menanggapi dengan cara tertentu dan memberi sinyal tanggapan itu kepada pengirim.
Sinyal tersebut dapat berupa komentar lisan, desahan panjang, pesan tertulis, senyuman, atau tindakan lainnya.
“Bahkan kurangnya tanggapan, dalam arti, merupakan bentuk tanggapan” (Bovee & Thill, 1992).
Tanpa umpan balik, pengirim tidak dapat memastikan bahwa penerima telah menafsirkan pesan dengan benar.
Umpan balik adalah komponen kunci dalam proses komunikasi karena memungkinkan pengirim untuk mengevaluasi keefektifan pesan.
Umpan balik pada akhirnya memberikan kesempatan bagi pengirim untuk mengambil tindakan korektif untuk mengklarifikasi pesan yang disalahpahami.
“Umpan balik memainkan peran penting dengan menunjukkan hambatan komunikasi yang signifikan: perbedaan latar belakang, interpretasi kata yang berbeda, dan reaksi emosional yang berbeda” (Bovee & Thill, 1992).
Proses komunikasi adalah panduan sempurna untuk mencapai komunikasi yang efektif.
Jika diikuti dengan benar, proses tersebut biasanya dapat memastikan bahwa pesan pengirim akan dipahami oleh penerima.
8. Gangguan (Noise)
Meskipun proses komunikasinya tampak sederhana, pada dasarnya tidak. Hambatan atau gangguan tertentu muncul dengan sendirinya selama proses berlangsung.
Hambatan tersebut merupakan faktor yang berdampak negatif pada proses komunikasi.
Beberapa hambatan umum termasuk:
- penggunaan media (saluran) yang tidak tepat,
- tata bahasa yang salah,
- kata-kata yang menghasut,
- kata-kata yang bertentangan dengan bahasa tubuh, dan
- jargon teknis.
Kebisingan juga merupakan penghalang umum lainnya. Kebisingan dapat terjadi selama tahap proses apa pun.
Kebisingan pada dasarnya adalah segala sesuatu yang mendistorsi pesan dengan mengganggu proses komunikasi.
Kebisingan dapat terjadi dalam berbagai bentuk, termasuk:
- radio yang diputar di latar belakang,
- orang lain mencoba memasuki percakapan Anda, dan
- gangguan lain yang menghalangi penerima untuk memperhatikan.
Komunikasi yang berhasil dan efektif dalam suatu organisasi bermula dari pelaksanaan proses komunikasi.
Semua anggota dalam suatu organisasi akan meningkatkan keterampilan komunikasi mereka jika mereka mengikuti proses komunikasi, dan menjauh dari hambatan yang berbeda.
Terbukti bahwa individu yang memahami proses komunikasi akan berkembang menjadi komunikator yang lebih efektif, dan komunikator yang efektif memiliki peluang lebih besar untuk menjadi sukses.
Demikian proses komunikasi yang melibatkan unsur komunikasi, mulai dari komunikator hingga umpan balik.
BIBLIOGRAPHY
- Burnett, M.J., & Dollar, A. (1989). Business Communication: Strategies for Success. Houston, Texas: Dane.
- Ivancevich, J.M., Lorenzi, P., Skinner, S.J., & Crosby, P.B. (1994). Management: Quality and Competitiveness. Burr Ridge, IL: Irwin.
- Gibson, J.W., & Hodgetts, R.M. (1990). Business Communication: Skills and Strategies. NY, NY: Harper & Row.
- Bovee, C.L., & Thill, J.V. (1992). Business Communication Today. NY, NY: McGraw-Hill.
- Berko, R.M., Wolvin, A.D., & Curtis, R. (1986). This Business of Communicating. Dubuque, IO: WCB.
- Wright, P.M., & Noe, R.A., (1995). Management of Organizations. Chicago, IL: Irwin.
- Deddy Mulyana, 2005. Ilmu Komunikasi: Suatu Pengantar, Bandung, Remaja Rosdakarya.
- Hafied Cangara, 1998. Pengantar Ilmu Komunikasi. Jakarta: PT Raja GTafindo.
- Onong Uchjana Effendy, 1994. Ilmu Komunikasi: Teori dan Praktek. Bandung: Remaja Rosdakarya.
