Komunikasi merupakan aktivitas utama kita. Memahami jenis-jenis komunikasi akan membantu kita dalam meningkatkan keterampilan dan memperbaiki cara komunikasi kita. Ada komunikasi verbal, nonverbal, dan visual.
Keterampilan komunikasi (communications skills) sangat penting untuk tempat kerja yang sehat dan efisien. Sering dikategorikan sebagai “soft skill” atau interpersonal skills, komunikasi adalah tindakan berbagi informasi dari satu orang ke orang lain atau sekelompok orang.
Ada banyak cara untuk berkomunikasi. Masing-masing memainkan peran penting dalam berbagi informasi.
Kita berkomunikasi setiap hari di hampir setiap lingkungan, termasuk di tempat kerja. Baik Anda mengangguk setuju atau menyampaikan informasi kepada kelompok besar, komunikasi mutlak diperlukan saat membangun hubungan, berbagi ide, mendelegasikan tanggung jawab, mengelola tim, dan banyak lagi.
Mempelajari dan mengembangkan keterampilan komunikasi yang baik dapat membantu Anda berhasil dalam karier, menjadikan Anda kandidat pekerjaan yang kompetitif, dan membangun jaringan.
Meskipun membutuhkan waktu dan latihan, keterampilan komunikasi dan interpersonal tentunya dapat ditingkatkan dan disempurnakan.
Jenis-Jenis Komunikasi: Kategori Utama
Ada beberapa cara berbeda untuk berbagi informasi satu sama lain. Misalnya, Anda mungkin menggunakan komunikasi verbal saat berbagi presentasi dengan grup.
Anda mungkin menggunakan komunikasi tertulis saat melamar pekerjaan atau mengirim email. Komunikasi lisan dan komunikasi tulisan adalah sebagian jenis komunikasi.
Ada empat kategori utama atau gaya komunikasi, yaitu verbal, non-verbal, tertulis, dan visual. Berikut ini jenis-jenis komunikasi dan penjelasannya menurut laman Indeed dan Granite State College.
1. Komunikasi Verbal
Komunikasi verbal adalah penggunaan bahasa untuk mentransfer informasi melalui berbicara atau bahasa isyarat. Ini adalah salah satu jenis komunikasi paling umum yang sering digunakan selama presentasi, konferensi video dan panggilan telepon, rapat, dan percakapan satu lawan satu.
Komunikasi verbal penting karena efisien. Akan sangat membantu untuk mendukung komunikasi verbal dengan komunikasi non-verbal dan tertulis.
Bertutur, berkisah, atau mendongeng (story telling) telah terbukti sebagai bentuk komunikasi verbal yang efektif. Hal itu melayani fungsi organisasi yang penting dengan membantu membangun makna umum bagi individu dalam organisasi.
Cerita dapat membantu memperjelas nilai-nilai kunci dan membantu mendemonstrasikan bagaimana sesuatu dilakukan dalam sebuah organisasi, dan frekuensi cerita, kekuatan, dan nada berhubungan dengan komitmen organisasi yang lebih tinggi (McCarthy, 2008).
Kualitas cerita pengusaha terkait dengan kemampuan mereka untuk mengamankan modal untuk perusahaan mereka (Martens, et. Al., 2007). Cerita dapat berfungsi untuk memperkuat dan melestarikan budaya organisasi, bagian dari fungsi P-O-L-C pengorganisasian.
Percakapan Krusial
Meskipun prosesnya mungkin sama, komunikasi berisiko tinggi membutuhkan lebih banyak perencanaan, refleksi, dan keterampilan daripada interaksi normal sehari-hari di tempat kerja.
Contoh acara komunikasi berisiko tinggi termasuk meminta kenaikan gaji atau mempresentasikan rencana bisnis kepada pemodal ventura.
Selain peristiwa-peristiwa ini, dalam kehidupan profesional kita juga sering terjadi ketika kita melakukan percakapan penting — diskusi di mana tidak hanya taruhannya tinggi, tetapi juga di mana pendapat bervariasi dan emosi berjalan kuat (Patterson, et. Al., 2002).
Salah satu rekomendasi paling konsisten dari pakar komunikasi adalah berupaya menggunakan “dan” alih-alih “tetapi” saat Anda berkomunikasi dalam keadaan ini.
Selain itu, perhatikan gaya komunikasi Anda dan praktik fleksibilitas; Dalam situasi stres itulah gaya komunikasi bisa menjadi yang paling kaku.
Berikut beberapa langkah yang dapat Anda lakukan untuk mengembangkan keterampilan komunikasi verbal Anda:
– Gunakan suara bicara yang kuat dan percaya diri.
Apalagi saat menyampaikan informasi kepada beberapa atau sekelompok orang, pastikan menggunakan suara yang kuat agar semua orang dapat dengan mudah mendengar Anda. Percaya diri saat berbicara sehingga ide Anda jelas dan mudah dipahami orang lain.
– Gunakan mendengarkan secara aktif.
Sisi lain dari penggunaan komunikasi verbal adalah mendengarkan dan mendengarkan orang lain. Keterampilan mendengarkan secara aktif adalah kunci saat mengadakan rapat, presentasi, atau bahkan saat berpartisipasi dalam percakapan empat mata. Melakukannya akan membantu Anda tumbuh sebagai komunikator.
– Hindari “kata-kata pengisi” (filler words).
Mungkin Anda tergoda, terutama selama presentasi, untuk menggunakan kata-kata pengisi seperti “um,” “like,” “so” atau “yeah”.
Meskipun mungkin terasa alami setelah menyelesaikan kalimat atau berhenti sejenak untuk mengumpulkan pikiran Anda, hal itu juga dapat mengganggu audiens Anda.
Mencoba menyajikan kepada teman atau kolega tepercaya yang dapat memperhatikan saat-saat Anda menggunakan kata-kata pengisi. Cobalah untuk menggantinya dengan menarik napas saat Anda tergoda untuk menggunakannya.
2. Komunikasi Non-Verbal
Komunikasi nonverbal adalah penggunaan bahasa tubuh (body language), gerak tubuh (gestur), dan ekspresi wajah (facial expression) untuk menyampaikan informasi kepada orang lain.
Ini dapat digunakan baik secara sengaja maupun tidak sengaja. Misalnya, Anda mungkin tersenyum secara tidak sengaja saat mendengar ide atau informasi yang menyenangkan atau menyenangkan. Komunikasi nonverbal berguna saat mencoba memahami pikiran dan perasaan orang lain.
Jika mereka menunjukkan bahasa tubuh yang “tertutup”, seperti lengan disilangkan atau bahu membungkuk, mereka mungkin merasa cemas, marah atau gugup.
Jika mereka menunjukkan bahasa tubuh “terbuka” dengan kedua kaki di lantai dan lengan di samping atau di atas meja, mereka cenderung merasa positif dan terbuka terhadap informasi.
Apa yang Anda katakan adalah bagian penting dari komunikasi apa pun. Tapi apa yang tidak Anda katakan bisa menjadi lebih penting.
Penelitian juga menunjukkan, 55% komunikasi tatap muka berasal dari isyarat nonverbal seperti ekspresi wajah, sikap tubuh, dan nada suara.
Menurut sebuah penelitian, hanya 7% dari pemahaman Penerima tentang Pesan didasarkan pada kata-kata sebenarnya dari Pengirim; 38% didasarkan pada paralanguage (nada, kecepatan, dan volume bicara), dan 55% didasarkan pada isyarat nonverbal (bahasa tubuh) (Mehrabian, 1981).
Penelitian menunjukkan, isyarat nonverbal juga dapat memengaruhi apakah Anda mendapat tawaran pekerjaan.
Para juri yang memeriksa rekaman video pelamar yang sebenarnya dapat menilai keterampilan sosial kandidat pekerjaan dengan suara dimatikan.
Mereka mengamati tingkat gerak tubuh, waktu yang dihabiskan untuk berbicara, dan formalitas pakaian untuk menentukan kandidat mana yang paling berhasil secara sosial di tempat kerja (Gifford, et. Al., 1985).
Untuk alasan ini, penting untuk mempertimbangkan bagaimana penampilan kita dalam bisnis serta apa yang kita katakan.
Otot-otot wajah kita menyampaikan emosi kita. Kami dapat mengirim pesan diam tanpa mengucapkan sepatah kata pun. Perubahan ekspresi wajah dapat mengubah keadaan emosi kita.
Sebelum wawancara, misalnya, jika kita fokus pada rasa percaya diri, wajah kita akan menyampaikan rasa percaya diri itu kepada pewawancara. Mengadopsi senyuman (meskipun kita sedang merasa stres) dapat mengurangi tingkat stres tubuh.
Untuk menjadi komunikator yang efektif, kita perlu menyelaraskan bahasa tubuh, penampilan, dan nada kita dengan kata-kata yang ingin kita sampaikan. Penelitian menunjukkan, ketika seseorang berbohong, mereka cenderung lebih sering berkedip, menggeser berat badan, dan mengangkat bahu (Siegman, 1985).
Unsur lain dari komunikasi nonverbal adalah nada (tone). Nada yang berbeda dapat mengubah makna yang dirasakan dari sebuah pesan menunjukkan betapa jelasnya ini benar, baik dalam komunikasi lisan atau tertulis.
Jika kita hanya membaca kata-kata ini tanpa penekanan tambahan, kita akan bertanya-tanya, tetapi penekanannya menunjukkan kepada kita bagaimana nada menyampaikan banyak informasi.
Sekarang Anda dapat melihat bagaimana mengubah nada suara atau tulisan dapat memicu atau meredakan kesalahpahaman.
Mengubah nada suara Anda dapat mengubah makna Anda secara dramatis. (Sumber: Berdasarkan gagasan dalam Kiely, M. (1993, Oktober). Saat “tidak” berarti “ya”. Pemasaran, 7–9).
Untuk contoh pentingnya komunikasi nonverbal, bayangkan Anda adalah pelanggan yang tertarik untuk membuka rekening bank baru. Di salah satu bank, petugas bank berpakaian rapi.
Dia menatap mata Anda saat dia berbicara. Nada suaranya ramah. Kata-katanya mudah dimengerti, namun dia terdengar profesional.
“Terima kasih telah mempertimbangkan Bank of the East Coast. Kami menghargai kesempatan ini dan akan sangat senang mencari cara agar kita dapat bekerja sama untuk membantu bisnis Anda berkembang,” katanya sambil tersenyum ramah.
Di bank kedua, dasi petugas bank ternoda. Dia melihat ke atas kepala Anda dan ke mejanya saat dia berbicara. Dia bergeser di kursinya dan gelisah dengan tangannya.
Kata-katanya mengatakan, “Terima kasih telah mempertimbangkan Tepi Pantai Barat. Kami menghargai kesempatan ini dan ingin mencari cara agar kita dapat bekerja sama untuk membantu bisnis Anda berkembang,” tetapi dia bergumam, dan suaranya tidak menunjukkan antusiasme atau kehangatan.
Bank mana yang akan Anda pilih?
Bahasa tubuh pembicara harus sesuai dengan kata-katanya. Jika kata-kata dan bahasa tubuh tidak cocok — jika komunikator tersenyum saat menceritakan kisah sedih, misalnya — ketidakcocokan antara isyarat verbal dan nonverbal dapat menyebabkan penerima (receiver/komunikan) secara aktif tidak menyukai pengirim.
Berikut ini beberapa contoh isyarat nonverbal yang dapat mendukung atau mengurangi pesan dalam komunikasi.
Bahasa tubuh
Aturan praktis yang sederhana adalah bahwa kesederhanaan, keterusterangan, dan kehangatan menyampaikan ketulusan.
Ketulusan adalah kunci komunikasi yang efektif. Jabat tangan yang kokoh, yang diberikan dengan tangan yang hangat dan kering, adalah cara yang bagus untuk membangun kepercayaan.
Jabat tangan yang lemah dan lembap menunjukkan kurangnya kepercayaan. Menggerogoti bibir menunjukkan ketidakpastian. Senyuman langsung menunjukkan kepercayaan diri.
Kontak mata
Dalam bisnis, gaya dan durasi kontak mata (eye contact) yang dianggap sesuai sangat bervariasi di berbagai budaya. Di Amerika Serikat, menatap mata seseorang (sekitar satu detik) dianggap sebagai tanda dapat dipercaya.
Ekspresi wajah
Wajah manusia dapat menghasilkan ribuan ekspresi berbeda. Ekspresi ini telah diterjemahkan oleh para ahli sesuai dengan ratusan keadaan emosional yang berbeda (Ekman, et. Al., 2008).
Wajah kita menyampaikan informasi dasar ke dunia luar. Kebahagiaan dikaitkan dengan mulut yang terangkat dan mata yang sedikit tertutup; ketakutan dengan mulut terbuka dan mata terbelalak.
Mengedipkan mata (“licik”) dan bibir yang mengerucut menunjukkan kurangnya kepercayaan. Efek ekspresi wajah dalam percakapan bersifat seketika. Otak kita mungkin menganggapnya sebagai “perasaan” tentang karakter seseorang.
Sikap (postur)
Posisi tubuh kita relatif terhadap kursi atau orang lain adalah pembawa pesan bisu lain yang kuat yang menunjukkan minat, sikap menyendiri, profesionalisme — atau ketiadaan. Kepala tegak, punggung lurus (tapi tidak kaku) menyiratkan karakter tegak.
Dalam situasi wawancara, para ahli menyarankan untuk mencerminkan kecenderungan pewawancara untuk bersandar dan duduk kembali di kursinya. Pengulangan halus dari postur orang lain menunjukkan bahwa kita mendengarkan dan merespons.
Menyentuh
Arti sentuhan sederhana berbeda antara individu, jenis kelamin, dan budaya. Di Meksiko, ketika melakukan bisnis, pria mungkin mendapati diri mereka digenggam oleh pria lain. Menarik diri dipandang tidak sopan.
Di Indonesia, menyentuh siapa pun di kepala atau menyentuh apa pun dengan kaki dianggap sangat menyinggung. Di Timur Jauh, menurut penulis etiket bisnis Nazir Daud, “dianggap tidak sopan bagi wanita untuk menjabat tangan pria (Daud, 2008).”
Orang Amerika sangat menghargai jabat tangan yang kokoh. Tapi jabat tangan sebagai olahraga kompetitif (“penghancur tulang”) bisa dianggap agresif yang tidak perlu, di rumah dan di luar negeri.
Ruang (space)
Antropolog Edward T. Hall menciptakan istilah proxemics untuk menunjukkan berbagai jenis jarak yang terjadi di antara orang-orang. Jarak ini bervariasi antar budaya. Gambar di bawah menguraikan proxemik dasar kehidupan sehari-hari dan artinya (Hall, 1966):
Berdiri terlalu jauh dari rekan kerja (seperti jarak berbicara di depan umum lebih dari tujuh kaki) atau terlalu dekat dengan rekan kerja (jarak dekat untuk berpelukan) dapat menggagalkan komunikasi verbal yang efektif dalam bisnis.
Berikut beberapa langkah yang dapat Anda lakukan untuk mengembangkan keterampilan komunikasi nonverbal Anda:
– Perhatikan bagaimana perasaan Anda secara fisik.
Sepanjang hari, saat Anda mengalami serangkaian emosi (mulai dari yang berenergi, bosan, bahagia, atau frustrasi), cobalah mengidentifikasi di mana Anda merasakan emosi itu di dalam tubuh Anda. Misalnya, jika Anda merasa cemas, Anda mungkin memperhatikan bahwa perut Anda terasa sesak.
Mengembangkan kesadaran diri tentang bagaimana emosi Anda memengaruhi tubuh Anda dapat memberi Anda penguasaan yang lebih besar atas presentasi eksternal Anda.
– Bersikaplah sungguh-sungguh dengan komunikasi nonverbal Anda.
Usahakan untuk menunjukkan bahasa tubuh yang positif saat Anda merasa waspada, terbuka, dan positif tentang lingkungan Anda. Anda juga dapat menggunakan bahasa tubuh untuk mendukung komunikasi verbal jika Anda merasa bingung atau cemas tentang informasi, seperti menggunakan alis yang berkerut. Gunakan bahasa tubuh bersamaan dengan komunikasi verbal.
– Tiru komunikasi nonverbal yang menurut Anda efektif.
Jika Anda merasa ekspresi wajah atau bahasa tubuh tertentu bermanfaat untuk situasi tertentu, gunakan itu sebagai panduan saat meningkatkan komunikasi nonverbal Anda sendiri.
Misalnya, jika Anda melihat bahwa ketika seseorang menganggukkan kepalanya, itu mengomunikasikan persetujuan dan umpan balik positif secara efisien, gunakan itu dalam pertemuan Anda berikutnya ketika Anda memiliki perasaan yang sama.
3. Komunikasi Tertulis
Komunikasi tertulis (written communication) adalah tindakan menulis, mengetik, atau mencetak simbol, seperti huruf dan angka untuk menyampaikan informasi.
Ini membantu karena memberikan catatan informasi untuk referensi. Menulis biasanya digunakan untuk berbagi informasi melalui buku, pamflet, blog, surat, memo dan lainnya. Email dan obrolan adalah bentuk komunikasi tertulis yang umum di tempat kerja.
Berbeda dengan komunikasi verbal, komunikasi bisnis tertulis adalah pesan tercetak. Contoh komunikasi tertulis termasuk memo, proposal, email, surat, manual pelatihan, dan kebijakan pengoperasian.
Tulisan atau kata-kata mungkin dicetak di atas kertas, tulisan tangan, atau muncul di layar. Biasanya, komunikasi verbal berlangsung secara real time.
Sebaliknya, komunikasi tertulis dapat dibangun dalam jangka waktu yang lebih lama. Komunikasi tertulis seringkali tidak sinkron (terjadi pada waktu yang berbeda). Artinya, pengirim dapat menulis pesan yang dapat dibaca penerima kapan saja, tidak seperti percakapan yang dilakukan secara real time.
Komunikasi tertulis juga dapat dibaca oleh banyak orang (seperti semua karyawan di suatu departemen atau semua pelanggan). Ini adalah komunikasi “satu-ke-banyak”, sebagai lawan dari percakapan verbal satu-ke-satu.
Sebagian besar pekerjaan melibatkan beberapa tingkat penulisan. Menurut National Commission on Writing, 67% pegawai bergaji di perusahaan besar Amerika dan pegawai negeri profesional memiliki tanggung jawab menulis.
Separuh dari perusahaan yang menanggapi melaporkan bahwa mereka mempertimbangkan secara tertulis saat mempekerjakan karyawan profesional, dan 91% selalu memperhitungkan tulisan saat merekrut (untuk posisi apa pun, bukan hanya yang tingkat profesional) (Flink, 2007).
Untungnya, belajar menulis dengan jelas bisa dilakukan. Berikut ini beberapa tips untuk menulis dengan baik.
Thomas Jefferson meringkas aturan menulis dengan baik dengan gagasan ini, “Jangan gunakan dua kata saat satu bisa.”
Salah satu mitos tertua dalam bisnis adalah bahwa “menulis lebih banyak akan membuat kita terdengar lebih penting; kenyataannya, yang benar adalah sebaliknya”.
Pemimpin yang dapat berkomunikasi dengan sederhana dan jelas menunjukkan citra yang lebih kuat daripada mereka yang banyak menulis tetapi tidak mengatakan apa-apa.
Berikut ini beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk mengembangkan keterampilan komunikasi tertulis Anda:
– Berusahalah untuk kesederhanaan.
Komunikasi tertulis harus sesederhana dan sejelas mungkin. Meskipun mungkin berguna untuk memasukkan banyak detail dalam komunikasi instruksional, misalnya, Anda harus mencari area di mana Anda dapat menulis sejelas mungkin untuk dipahami audiens Anda.
– Jangan mengandalkan nada.
Karena Anda tidak memiliki nuansa komunikasi verbal dan nonverbal, berhati-hatilah saat Anda mencoba mengomunikasikan nada tertentu saat menulis.
Misalnya, mencoba mengomunikasikan lelucon, sarkasme, atau kegembiraan mungkin diterjemahkan secara berbeda tergantung pada audiens. Alih-alih, cobalah untuk membuat tulisan Anda sesederhana dan sejelas mungkin dan tindak lanjuti dengan komunikasi verbal di mana Anda dapat menambahkan lebih banyak kepribadian.
– Luangkan waktu untuk meninjau komunikasi tertulis Anda.
Menyisihkan waktu untuk membaca kembali email, surat, atau memo Anda dapat membantu Anda mengidentifikasi kesalahan atau peluang untuk mengatakan sesuatu secara berbeda.
Untuk komunikasi penting atau yang akan dikirim ke banyak orang, mungkin berguna untuk meminta kolega tepercaya meninjaunya juga.
– Simpanlah file tulisan yang menurut Anda efektif atau menyenangkan.
Jika Anda menerima pamflet, email, atau memo tertentu yang menurut Anda sangat membantu atau menarik, simpanlah itu sebagai referensi saat menulis komunikasi Anda sendiri. Memasukkan metode atau gaya yang Anda suka dapat membantu Anda meningkat seiring waktu.
4. Komunikasi Visual
Komunikasi visual adalah tindakan menggunakan foto, seni, gambar, sketsa, bagan, dan grafik untuk menyampaikan informasi.
Visual sering digunakan sebagai bantuan selama presentasi untuk memberikan konteks yang membantu di samping komunikasi tertulis dan / atau verbal.
Karena orang memiliki gaya belajar yang berbeda, komunikasi visual mungkin lebih membantu bagi beberapa orang untuk mengkonsumsi ide dan informasi.
Berikut ini beberapa langkah yang dapat Anda lakukan untuk mengembangkan keterampilan komunikasi visual Anda:
– Tanya orang lain sebelum memasukkan visual.
Jika Anda mempertimbangkan untuk berbagi bantuan visual dalam presentasi atau email Anda, pertimbangkan untuk meminta umpan balik dari orang lain. Menambahkan visual terkadang dapat membuat konsep membingungkan atau tidak jelas.
Mendapatkan perspektif pihak ketiga dapat membantu Anda memutuskan apakah visual menambah nilai komunikasi Anda.
– Pertimbangkan audiens Anda.
Pastikan untuk menyertakan visual yang mudah dipahami oleh audiens Anda. Misalnya, jika Anda menampilkan bagan dengan data yang tidak dikenal, pastikan untuk meluangkan waktu dan menjelaskan apa yang terjadi dalam visual dan bagaimana hubungannya dengan apa yang Anda katakan. Anda tidak boleh menggunakan visual yang sensitif, menyinggung, kekerasan, atau grafis dalam bentuk apa pun.
Demikian jenis-jenis komunikasi, yaitu empat kategori utama komunikasi yang kita lakukan dalam pergaulan sehari-hari dan di tempat kerja.
Video: Jenis Jenis Komunikasi – Verbal, Nonverbal, dan Visual
References:
- Daud, N. (n.d.). Business etiquette. Retrieved July 2, 2008, from http://ezinearticles.com/?Business-Etiquette—Shaking-Hands-around-the-World&id=746227.
- Ekman, P., Friesen, W. V., & Hager, J. C. The facial action coding system (FACS). Retrieved July 2, 2008, from http://face-and-emotion.com/dataface/facs/manual.
- Flink, H. (2007, March). Tell it like it is: Essential communication skills for engineers. Industrial Engineer, 39, 44–49.
- Gifford, R., Ng, C. F., & Wilkinson, M. (1985). Nonverbal cues in the employment interview: Links between applicant qualities and interviewer judgments. Journal of Applied Psychology, 70, 729–736.
- Hall, E. T. (1966). The hidden dimension. New York: Doubleday.
- Martens, M. L., Jennings, J. E., & Devereaux, J. P. (2007). Do the stories they tell get them the money they need? The role of entrepreneurial narratives in resource acquisition. Academy of Management Journal, 50, 1107–1132.
- McCarthy, J. F. (2008). Short stories at work: Storytelling as an indicator of organizational commitment. Group & Organization Management, 33, 163–193.
- Mehrabian, A. (1981). Silent messages. New York: Wadsworth.
- Patterson, K., Grenny, J., McMillan, R., & Switzler, A. (2002). Crucial conversations: Tools for talking when stakes are high. New York: McGraw-Hill.
- Siegman, A. W. (1985). Multichannel integrations of nonverbal behavior. Hillsdale, NJ: Lawrence Erlbaum.
