Tugas Pokok dan Fungsi (Tupoksi) Humas Era Internet (Digital PR), Humas Online, Cyber PR
Humas –singkatan dari Hubungan Masyarakat– adalah bagian, divisi, atau unit sebuah lembaga/instansi yang berfungsi untuk melakukan interaksi, hubungan, dan kerjasama dengan masyarakat yang terkait dengan organisasi tersebut.
Dalam bahasa Inggris, Humas disebut dengan Public Relations (PR) yang bertanggungjawab dalam membangun dan mempertahanan reputasi, citra, dan komunikasi yang baik dan bermanfaat antara organisasi dan publik.
Humas juga dimaknai sebagai praktik mengelola penyebaran informasi antara individu atau organisasi dan masyarakat. (Wikipedia).
Humas Era Internet
Digital PR (Digital Public Relations) –disebut juga e-PR, Humas Online, Internet PR, Cyber PR, atau Humas Era Digital– bisa diartikan sebagai kegiatan humas secara online dengan memanfaatkan media internet –website, blog, media sosial, email, marketplace.
Digital PR merupakan “konsep baru” kehumasan, seiring perkembangan teknologi komunikasi dan informasi yang membentuk “masyarakat digital”.
Hanya dengan sentuhan jari, warga dunia kini mampu mencari dan menemukan yang mereka inginkan dan butuhkan. Hanya dengan sentuhan jari pula, praktisi humas bisa menjalankan tugasnya –membangun citra positif lembaga dengan menjangkau seluruh dunia selama 24 jam!
Era digital saat ini menuntut praktisi humas (PR Officer) yang bukan saja memiliki wawasan dan keterampilan dasar kehumasan, tapi juga yang bisa mengikuti ritme perkembangan teknologi informasi, termasuk menguasai tip dan trik blogging, media sosial, dan menulis online (online writing).
Digitalisasi media telah mengubah bagaimana konsumen dan klien di seluruh dunia kini menghabiskan waktu mereka.
Berdasarkan survei Global Web Index yang dirilis Maret 2013, rata-rata masyarakat dunia menghabiskan 57 persen waktu konsumsi medianya setiap hari untuk “berselancar” di dunia maya, unggul jauh di atas televisi (23 persen), radio (11 persen), dan media cetak (5 persen). Dari jumlah itu, hampir separuhnya (27 persen) bahkan dihabiskan di social media (fortunepr.com).
Website: Kantor yang Buka 24 Jam
Website atau blog resmi lembaga/perusahaan/instansi/organisasi kini menjadi kantor yang buka 24 jam setiap hari, tanpa libur! Demikian juga akun media sosialnya.
Setiap orang, kapan dan di mana pun, selama memiliki akses internet, bisa berkunjung ke “kantor maya” lembaga mana pun. Mereka pun bisa masuk ke “berbagai ruang divisi/bagian”, “ruang foto”, galeri produk, galeri jasa, bahkan –jika ada—profil dan contact person masing-masing bagian.
“Kantor Maya” itu kian “powerful” jika dilengkapi dengan “kantor cabang/perwakilan” di media sosial, terutama facebook, twitter, google plus, serta flicker (galeri foto) dan youtube (galeri video).
Media sosial penting bagi setiap perusahaan untuk membangun dan menjaga hubungan baik dengan pelanggannya, juga membangun hubungan dengan kalangan media (media relations/press relations), termasuk menyebarkan press release (siaran pers).
Menurut sejumlah pakar, cara menarik perhatian pasar yang efektif saat ini adalah dengan “hubungan personal”, seperti pertemanan, karena pasar lebih percaya pada apa yang direkomendasikan oleh orang yang mereka kenal. Inilah yang membuat media sosial menjadi alat yang digunakan pada era saat ini.
Website Lembaga Harus Update
Sangat disayangkan, tampaknya masih banyak praktisi humas –terutama humas “plat merah” alias instansi pemerintah– yang belum bisa menulis, belum akrab dengan blogging, kurang menguasai strategi media sosial, dan “males” meng-update berita di websitenya tentang dinamika lembaga dan informasi publik.
Mangga… silakan cek saja website-website instansi pemerintah! Padahal, setiap lembaga pemerintah wajib menyediakan informasi berkala dan update.
Menurut UU No. 14 Thn. 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP), “Badan Publik berkewajiban menyebarluaskan informasi publik disampaikan dengan cara yang mudah dijangkau oleh masyarakat dan dalam bahasa yang mudah dipahami.”
Digital PR Tools: Kuasai Media Online
Guna memaksimalkan kinerja, praktisi humas Digital PR “wajib” menguasai:
- Blogging (ngeblog)
- Online Writing (menulis khas media online)
- Social Media Strategy (strategi mengelola media sosial),
- Search Engine Optimization (SEO) atau Pengoptimalan Mesin Pencari.
- Social Media Monitoring (pengawasan media sosial).
Tugas pokok dan fungsi (tupoksi) humas era digital akan lancar dilaksanakan jika menguasai semua itu.
Tupoksi Humas Konvensional
Dari buku-buku lama tentang kehumasan, dapat diringkas Tugas Pokok dan Fungsi Humas sebagai berikut:
Tugas Humas: melaksanakan analisis dan penyiapan rancangan kebijakan dalam bidang hubungan masyarakat.
Fungsi Humas:
1. Pelaksanaan analisis dan penyiapan rancangan kebijakan pengelolaan informasi.
2. Pelaksanaan analisis dan penyiapan rancangan kebijakan penyelenggaraan dan pengelolaan dokumentasi.
3. Pelaksanaan analisis dan penyiapan rancangan kebijakan penyelenggaraan publikasi.
4. Penyelenggaraan kegiatan keprotokolan daerah.
5. Penyelenggaraan tata usaha Bagian Hubungan Masyarakat.
Tugas Pokok Humas: Melaksanakan inventarisasi dan mengolah data, menyiapkan bahan penyusunan rancangan kebijakan pengumpulan dan penyajian informasi, dokumentasi kegiatan pemerintah daerah, serta melaksanakan tata usaha Bagian Humas.
Menurut Menurut Edward L. Bernays, fungsi humas antara lain memberikan pemahaman kepada publik,
melakukan persuasi kepada masyarakat dengan tujuan untuk mengubah sikap dan tingkah laku, berupaya untuk menyatukan sikap dan perilaku publik agar sesuai dengan sikap dan perbuatan sebuah lembaga, atau sebaliknya.
Manfaat Humas
Menurut Frank Jefkins, beberapa manfaat Hubungan Masyarakat adalah:
1. Manajemen Krisis
Manajemen krisis adalah proses yang membahas organisasi dengan sebuah peristiwa besar yang mengancam merugikan organisasi, stakeholders, atau masyarakat umum. Ada tiga elemen yang paling umum untuk mendefinisi krisis: ancaman bagi organisasi, unsur kejutan, dan keputusan waktu singkat.
Contoh kasus manajemen krisis adalah kegagalan produk yang telanjur sudah diedarkan di pasaran dan membahayakan bagi konsumen dapat mengancam reputasi atau citra perusahaan.
2. Penerbitan Desktop
Desktop Publishing (disingkat DTP) adalah pembuatan dokumen menggunakan keterampilan tata letak halaman pada komputer pribadi.
Keterampilan DTP sering dibutuhkan untuk memproduksi e -book, konten web, dan halaman web yang mungkin melibatkan web desain.
3. Identitas Perusahaan
Identitas perusahaan (Corporate Identity) atau jati diri perusahaan adalah semua perwakilan atau perwujudan media visual dan fisik yang menampilkan suatu jati diri organisasi sehingga dapat membedakan perusahaan tersebut dengan organisasi/perusahaan lainnya, seperti logo.
4. Hubungan Parlemen
Humas dibutuhkan untuk berhubungan dengan pemerintah, parlemen, dan birokrat di instansi pemerintah.
Kegiatan Humas
Kegiatan humas tidak hanya ditujukan kepada publik atau masyarakat luas. Kegiatan Humas juga bertujuan memenuhi kebutuhan dan kepentingan internal perusahaan dan menciptakan iklim kerja yang baik.
1. Customer Relations — Menciptakan hubungan baik dengan pihak di luar perusahaan, misalnya dengan konsumen.
2. Employee Relations — Membangun komunikasi antara pimpinan dan bawahan.
3. Community Relations — Menciptakan hubungan baik antara perusahaan dengan pihak terkait misalnya partner dan juga komunitas tertentu.
4. Government Relations — menciptakan hubungan baik antara organisasi dengan pemerintah.
5. Media Relations — menciptakan hubungan baik dengan media massa.
Humas (PR) memainkan peran penting dalam setiap manajemen. Humas berperan sebagai fasilitator dan selalu ada saat masa kritis perusahaan muncul.
Humas juga akan menjadi fasilitator atau jembatan komunikasi antara konsumen, masyarakat dan perusahaan.
Demikian ulasan ringkas tentang Tugas Pokok dan Fungsi (Tupoksi) Humas Modern di era internet (Cyber PR) dan konvensional. Wasalam. (www.romeltea.com).*
