Manajemen organisasi adalah pengelolaan lembaga, instansi, perusahaan, forum, atau kelompok untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Salah satunya manajemen organisasi humas atau pengoptimalan bagian Humas (public relations).
Manajemen organisasi (organization management) mengacu pada seni menyatukan orang pada platform bersama untuk membuat mereka bekerja menuju tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Manajemen organisasi memungkinkan penggunaan sumber daya secara optimal melalui perencanaan dan kontrol yang cermat di tempat kerja. (MSG)
Divisi Humas
Sebuah organisasi wajib memiliki bagian, divisi, unit, atau seksi humas untuk kepentingan publikasi, dokumentasi, pencitraan, dan popularitas.
Jika organisasi Anda ingin
(1) dikenal luas
(2) bercitra positif
(3) mudah berkomunikasi dengan para pihak yang berkepentingan dengan organisasi Anda di mana pun
(4) memberikan pelayanan yang baik kepada “klien” atau “mitra” organisasi
(5) menyebarluaskan informasi kepada sesama anggota dan non-anggota
(6) menciptakan ketertarikan dan kepercayaan publik,
maka… optimalkan fungsi humas! Berdayakan Public Relation Officer (PRO) organisasi Anda!
Pengertian Humas
Secara teori, Humas (Hubungan masyarakat) –Inggris: Public Relations (PR)– adalah sebuah “seni berkomunikasi” dengan publik untuk menyebarluaskan informasi berkaitan dengan organisasi, membangun saling pengertian, menghindari kesalahpahaman, mispersepsi, sekaligus membangun citra positif lembaga.
Baca: Pengertian Humas
Tugas Humas
Bagian Humas bertanggung jawab untuk memberikan dan menyebarkan informasi organisasinya kepada publik, membentuk citra positif, dan menangani jika ada masalah yang berkaitan dengan citra organiasai.
Humas pula yang bertugas meyakinkan, meraih atau membangun simpati, menjaga nama baik (reputasi) organisasi, dan membangkitkan ketertarikan publik kepada organisasinya.
Tugas Humas paling populer adalah Media Relations (Hubungan dengan Media Massa), seperti mengadakan konferensi pers, kunjungan ke media (media visit) untuk mengenalkan organisasi dan membina hubungan baik, serta membuat siaran pers (press release) yang dikirimkan kepada media massa tentang kegiatan organisasinya.
Humas pula yang “membaca” sikap publik terhadap organisasinya dan memberikan klarifikasi, penerangan, bahkan bantahan jika ada informasi yang salah tentang organisasinya. Humas pula yang biasa menangani bidang penerbitan seperti majalah internal organisasi, brosur, pamflet, dan sejenisnya.
Jadi, Humas memiliki peran penting dalam membantu menginformasikan pada publik internal (dalam organisasi) dan publik eksternal (luar organisasi) dengan menyediakan informasi akurat dalam format yang mudah dimengerti sehingga ketidak-pedulian akan suatu organisasi, produk, atau tempat dapat diatasi melalui pengetahuan dan pengertian.
Dengan mengemukakan informasi secara jelas dan tidak bias, umumnya merupakan cara yang berhasil untuk meraih simpati.
Peran Utama Humas
Menurut Broom and Smith (1979), seperti dikutip The Cyber-Journal of Sport Marketing, ada empat peran utama humas:
- Expert Prescriber.
- Technician Communication.
- Communication Facilitator.
- Problem-Solving Process Facilitator.
Sebagai Expert Prescriber, humas (harus) piawai dalam masalah publik. Mereka mendiagnosis masalah, menawarkan (menemukan) solusinya, dan menyampaikannya kepada pimpinan organisasi –sering diibaratkan “dokter yang menulis resep untuk pasiennya”.
Sebagai Technician Communication, humas (harus) menyediakan layanan teknis komunikasi kepada publik, seperti menangani media publikasi dan mengurus rilis press (press release). Karenanya, humas harus diisi mereka yang memiliki keterampilan komunikasi khusus (specific communication skills), seperti seni grafis dan kemampuan menulis (writing skills).
Sebagai Communication Facilitator, humas menjadi “jembatan komunikasi” antara publik dengan organisasi, sebagai “mediator” (penegah) bila ada miskomunikasi (serve as intermediaries between the organization and its various publics).
Sebagai Problem-Solving Process Facilitator, humas terlibat aktif dalam top manajemen organisasi, seperti mengatasi “krisis” atau “masalah” yang melanda organisasi. Humas menjadi “pemeran utama” dalam mengatasi masalah organisasi dengan publik. They guide other members of the team in systematically addressing public relations matters.
Teknik & Aktivitas Kehumasan
Hal teknis atau gambaran kerja humas antara lain sebagai berikut:
- Menyediakan dan mengelola media internal
- Memantau pemberitaan media massa.
- Menjawab surat pembaca.
- Menguasai peraturan pemerintah, termasuk UU Pers.
- Menyiapkan naskah/tulisan, video, dan menyebarkannya.
- Mengelola media online dan inhouse magazine
- Membangun jaringan di media sosial (facebook, twitter, youtube).
- Menjalin hubungan baik dengan organisasi lain.
Dari gambaran di atas, jelas betapa penting peran humas dalam manajemen organisasi dan betapa penting organisasi memberdayakan peran humas.
Betapa pengting pula manajer, petugas, atau staf humas berwawasan luas, monitoring media, melek teknologi komunikasi dan informasi, menguasai teknik public speaking, memahami hubungan media (media relations) dan… ‘ala kulli haal…. wajib bisa menulis! (www.romeltea.com).*
