Menulis adalah bagian dari tugas pokok dan fungsi serta keahlian yang harus dimiliki praktisi atau staf hubungan masyarakat (Humas) atau Public Relations (PR).
Humas harus terampil membuat tulisan atau naskah-naskah yang diperlukan untuk kepentingan pencitraan positif dan popularitas perusahaan atau organisasi yang dikenal dengan istilah Penulisan Humas (PR Writing).
Secara teknis, keterampilan Humas dalam hal menulis sama dengan keterampilan menulis yang dimiliki wartawan (jurnalistik).
Berkaitan dengan fungsi Hubunan Media (Media Relations/Press Relations), Humas harus menulis naskah press release (siaran pers, rilis) dan/atau advertorial berupa berita, feature, dan artikel.
Berkaitan dengan media promosi, informasi, dan komunikasi perusahaan/organisasi, Humas harus menulis naskah berita, feature, atau artikel untuk dipublikasikan di media internal (in house magazine/company magazine), newsletter, serta laporan tahunan (annual report), company profile, leaflet, booklet, brosur, dan sebagainya.
Di era intenet, Humas juga menjalankan fungsi pengelolaan website (website management), khususnya dalam penulisan konten (content writing/editor), serta menulis status update dan interaksi dengan publik di akun media sosial resmi lembaga.
Humas Wajib Bisa Menulis
Karenanya, staf Humas atau praktisi PR wajib bisa menulis. Dengan kata lain, keterampilan menulis (writing skills) merupakan syarat utama praktisi humas.
“Writing is the number one skill of PR practitioners,” kata Craig Pearce. “It’s more important than being a nice person. Seriously.” Keterampilan menulis lebih penting ketimbang jadi orang baik.
“Tidak ada PR tanpa keterampilan menulis,” imbuh Todd Hunt.
Keterampilan menulis akan melancarkan tugas pokok dan fungsi Humas untuk menjaga hubungan baik dengan publik internal maupun publik eksternal.
Hubungan tersebut berlangsung terus menerus secara dinamis, sehingga tidak mungkin bisa dijalin hanya dengan komunikasi lisan, apalagi hanya mengandalkan face to face communications.
Saat perusahaan menjadi pusat pemberitaan media, Humas akan menjadi salah satu sumber yang dicari banyak wartawan.
Dalam situasi seperti itu, akan sangat riskan kalau hanya mengandalkan komunikasi lisan. Memberi keterangan tertulis akan lebih baik karena informasinya akan diterima sama oleh semua wartawan, sehingga tidak perlu menyampaikan informasi sama berulang-ulang. Humas pun akan memiliki alat kontrol jika ada terjadi salah kutip.
Selain wajib bisa menulis, tentu saja Humas juga wajib pandai bicara (public speaking) untuk konferensi pers, wawancara, talkshow, dan sebagainya.
Jenis-Jenis Penulisan Humas
Secara umum, karya tulis Humas (PR Writing) terdiri dari siaran pers, surat pembaca, dan advertorial. Secara teknis, penulisannya sama dengan menulis karya jurnalistik –berita, artikel, dan feature.
1. Siaran Pers
Siaran pers (press release, release press, rilis) adalah naskah berita untuk dipublikasikan di media massa. Rilis sering disebut naskah berita yang dibuat oleh Humas lembaga.
Dari segi isi, siaran pers terdiri dari dua:
- Basic Press Release (Basic Publicity Release) — berbagai informasi yang memiliki berbagai nilai berita.
- Product Release — informasi produk khusus, jasa, atau layanan.
- Financial Release — laporan keuangan untuk pemegang saham atau investor
Baca: Tips Menulis Rilis
2. Surat Pembaca
Surat Pembaca (Letter to Editor) mirip siaran pers, terutama dalam hal teknis penulisan dan pengiriman. Yang membedakan adalah dalam hal isi dan tujuannya.
Isi dan tujuan surat pembaca biasanya merupakan tanggapan, sanggahan, klarifikasi, atau penggunaan Hak Jawab dan Hak Koreksi atas informasi yang dinilai salah dan merugikan di sebuah media.
Surat pembaca berupa tanggapan, biasanya diawali dengan mengutip berita atau surat pembaca yang sebelumnya sudah dimuat, sehingga pembaca dapat mengetahui latar belakang masalah yang diklarifikasi.
3. Advertorial
Advertorial singkatan dari Advertising (Periklanan) dan Editorial (Tajuk Rencana/Opini Redaksi).
Advertorial –disebut juga pariwara– merupakan gabungan antara promosi dan opini mengenai produk, jasa, atau layanan.
Bentuk tulisannya bisa berupa berita, feature, atau artikel. Advertorial sering disebut iklan dalam bentuk pemberitaan atau tulisan panjang.
4. Naskah Pidato
Naskah pidato (speech script) adalah materi sambutan atau pidato yang akan disampaikan oleh pimpinan –biasanya– dalam sebuah acara formal.
Naskah pidato terdiri dari bagian pembukaan, isi, dan penutup. Ditulis dengan gaya bahasa tutur (spoken words) atau gaya bahasa percakapan (conversational language) karena naskah itu untuk diucapkan, dibacakan, atau disuarakan sebagaimana naskah siaran radio.
5. Selebaran (Prospektus)
Prospectus (selebaran) adalah produk Humas yang dirancang dan dibuat untuk kepentingan publikasi internal dan eksternal.
Isi atau tulisan yang ada di dalam selebaran berupa keterangan, informasi, atau gambaran tentang sebuah perusahaan, instansi, produk, atau jasa, atau bisa juga berisi sebuah ide dan kegiatan.
Selebaran yang desain dan isinya dibuat Humas antara lain:
- Leaflet — selebaran satu lembar tidak dilipat.
- Folder — selebaran yang terdiri dari sejumlah halaman dilipat, dapat dimasukkan kedalam amplop atau mudah dibawa dalam saku.
- Brochures (Booklets) — selebaran berbentuk buku kecil, dijepit atau dijahit, biasanya satu halaman kertas yang terlipat dua atau lebih.
- Poster atau Broadsheet — jenis lain folder, tidak dilipat, ukurannya mirip halaman suratkabar.
- Catalogues –Brosur berisi produk, jasa, atau layanan.
- Press Kitt / Media Kitt — Kumpulan selebaran yang dimasukkan ke dalam sebuah map atau tas yang dibagikan dalam kegiatan konferensi pers, seminar, soft atau grand opening, dll.
6. Media Internal
Media internal yaitu sarana komunikasi, informasi, dan publikasi untuk internal lembaga. Media internal yang dikelola Humas sebuah lembaga terdiri dari Newsletter dan Inhouse Magazine.
- Newsletter — secara harfiyah artinya “laporan berkala” atau “surat berita”. Merupakan media informasi dan komunikasi internal sebuah lembaga, biasanya terdiri dari dua hingga delapan lembar kertas kwarto atau folio, tanpa cover seperti majalah atau buku. Isinya bervariasi mirip majalah, misalnya agenda dan berita kegiatan, artikel, feature, gambar, dsb.
- Inhouse Magazine — majalah internal sebuah lembaga/perusahaan. Desain atau tampilan dan rubrikasinya seperti majalah umum/komersil, namun isinya tentang informasi seputar internal lembaga.
Baca: Manajemen Media Internal
7. Website & Media Sosial
Fungsi Humas era internet juga mengelola website resmi dan media sosial lembaga. Selengkapnya bisa disimak di Tugas Humas Era Internet (Cyber PR).
Demikian ulasan ringkas tentang PR Writing atau Penulisan Humas. Lembaga Anda akan mengadakan pelatihan penulisan humas? Hire me! 🙂 Wasalam. (www.romeltea.com).*
Referensi: Public Relation Writing: Pendekatan Teoritis dan Ptaktis. Penulis: Dr. Yosal Irianto & A. Yani Surachman, S.Sos. Penerbit Simbiosa Rekatama Media, Bandung, 2006; Press Relation: Kiat Berhubungan dengan Media Massa. Penulis: Drs. Aceng Abdullah. Penerbit Rosdakarya, Bandung, 2000; Jurnalistik Terapan: Panduan Kewartawanan dan Kepenulisan. Penulis: Asep Syamsul M. Romli. Penerbit Baticpress, Bandung, 2004.
